Voraussetzungen
Rechte als "Admin" um "Einstellungen" anzupassen
Rechte als "Recruiter" um individuelle Freigaben / Anpassungen von Sichtbarkeit der Anhänge, Mails, interner Notizen im Dossier vorzunehmen
In der freigegebenen Kommunikation sehen bewertende Personen die Anhänge und Dokumente einer Bewerbung, sobald sie zu einer detaillierten Bewertung eingeladen wurden. Welche Anhänge standardmässig sichtbar sind, wird allgemein in den Einstellungen festgelegt. Weitere Inhalte wie E-Mails, interne Notizen und einzelne Anhänge können direkt im Dossier individuell für bewertende Personen freigegeben werden.
Wie die Ansicht für bewertende Personen aussieht und wo sie die freigegebenen Unterlagen und die Kommunikation mit Bewerbenden finden, wird in diesem Artikel Ansicht für bewertende Personen veranschaulicht.
In diesem Artikel wird zudem erläutert, wie die Sichtbarkeit von Bewertungen für bewertende Personen festgelegt werden kann. Die standardmässige Sichtbarkeit können Admins ebenfalls in den Einstellungen definieren.
Standard Sichtbarkeit von Anhängen definieren
Standardmässig sind nur die Dokumente des jeweiligen Prozessschrittes sichtbar. Admins können die Sichtbarkeit der Anhänge für bewertende Personen unter Einstellungen → Vorlagen Bewertungsschemen anpassen.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
Sehen alle Anhänge der entsprechenden Bewerbung
Die bewertenden Personen können sämtliche Anhänge einsehen, die mit der jeweiligen Bewerbung verbunden sind, unabhängig von dem aktuellen Schritt im Bewerbungsprozess.
Sehen alle Anhänge des entsprechenden Schrittes
Die bewertenden Personen haben ausschliesslich Zugriff auf die Anhänge, die spezifisch für den aktuellen Schritt des Bewerbungsprozesses hochgeladen wurden.
Sehen alle Anhänge des entsprechenden Schrittes und des Bewerbungseingangs
Die bewertenden Personen können sowohl die Anhänge einsehen, die mit dem aktuellen Schritt verknüpft sind, als auch diejenigen, die beim Bewerbungseingang hochgeladen wurden. Anhänge aus weiteren Schritten sind nicht ersichtlich.
Individuelle Sichtbarkeit von Anhängen, E-Mails und internen Notizen im Dossier anpassen
Unter «Kommunikation» im Dossier können Anhänge, E-Mails und interne Notizen individuell für bewertende Personen freigegeben werden.
Klicken Sie dazu beim gewünschten Eintrag auf die drei Punkte und wählen Sie «Für Bewertende Personen freigeben» oder «Freigabe für Bewertende Personen entfernen».
Freigabe von internen Notizen:
Freigabe von E-Mails und E-Mail Anhängen
Es können auch einzelne E-Mails oder auch nur deren Anhänge individuell für die bewertenden Personen freigegeben werden.
Gewünschte Auswahl vornehmen und dann auf "Teilen" klicken.
Sichtbarkeit der Bewertungen von anderen Personen definieren
Standardmässig sehen nur Recruiter der Stelle sowie HR-Manager die Bewertungen aller Personen. Dadurch wird eine Beeinflussung reduziert und bewertende Personen (z. B. Vorgesetzte und weitere Teammitglieder) können möglichst unvoreingenommen Ihr Feedback / Beurteilung abgeben.
Recruiter oder HR-Manager können Bewertungen bei Bedarf individuell für weitere Personen freigeben. Dabei stehen in den Bewertungen zwei Optionen zur Auswahl, mehr dazu hier.
Standard zur Freigabe der Bewertungen definieren
Zusätzlich zur individuellen Freigabe kann die Sichtbarkeit von Bewertungen durch Admins als Vorgabe hier in den Einstellungen über das Bewertungsschema gesteuert werden. Als Admin kann eingestellt werden ob welche Freigabe Option standardmässig vorgeschlagen werden soll. Es stehen also 3 Optionen zur Verfügung
Zusätzlich zur individuellen Freigabe können Admins die Sichtbarkeit von Bewertungen zentral über das Bewertungsschema steuern. Dabei wird festgelegt, welche Freigabeoption standardmässig gilt, beziehungsweise beim Bewerten vorgeschlagen wird. Es stehen insgesamt drei Optionen zur Verfügung:
Von Recruiter freigegebene Bewertungen sind von Beginn an sichtbar. (Standard).
Standardmässig sind Bewertungen anderer für bewertende Personen nicht sichtbar, ausser sie werden individuell durch Recruiter freigegeben. Diese Variante eignet sich insbesondere, wenn Recruiter punktuell eine Vorselektion vornehmen und diese Einschätzung für bewertende Personen sichtbar sein soll, jedoch nicht standardmässig bei jeder Bewertung. Für Interview- oder Schnupperbewertungen ist diese Option ebenfalls empfehlenswert, da sie Beeinflussungen minimiert und nur bei Bedarf Transparenz schafft.
Bewertungen anderer werden sichtbar, sobald die eigene Bewertung abgegeben ist.
Bewertungen anderer werden erst angezeigt, nachdem die bewertende Person ihre eigene Bewertung abgeschlossen hat. Das unterstützt eine unabhängige Beurteilung und erleichtert anschliessend die Abstimmung im Team. Diese Option ist besonders für Interviews oder Probearbeiten geeignet, da sie Beeinflussungen verhindert und gleichzeitig nach der eigenen Abgabe transparent macht, wie andere Personen eingeschätzt haben.
Abgeschlossene Bewertungen anderer sind von Beginn an sichtbar.
Abgeschlossene Bewertungen anderer sind von Beginn an sichtbar. Diese Option eignet sich primär bei der Beurteilung der Bewerbungsunterlagen durch Recruiter als Vorselektion. Für die Beurteilung von Vorstellungsgesprächen oder Schnupperlehren ist sie eher nicht empfehlenswert, da die frühe Sichtbarkeit zu Beeinflussungen führen kann.