Voraussetzungen
Sie benötigen einen aktiven Dualoo-Login.
Als Stellvertretung können nur aktive HR-Manager ausgewählt werden.
Die gewählte Stellvertretung darf im definierten Zeitraum nicht selbst abwesend sein.
Abwesenheitsmodus einrichten
Klicken Sie oben rechts auf den Unternehmensnamen / Ihr Profilbild.
Aktivieren Sie den Toggle «Abwesenheitsmodus».
Definieren Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit, beispielsweise für Ihre Ferienvertretung:
Startdatum und Startzeit
Enddatum und Endzeit
Stellvertretung
Speichern Sie die Einstellungen.
Dabei zu beachten:
Der Startzeitpunkt muss in der Zukunft liegen und kann frühestens auf die nächsten 15 Minuten gesetzt werden.
Das Enddatum muss nach dem Startdatum liegen.
Eine Stellvertretung muss zwingend ausgewählt werden.
Deaktivierte Mitarbeiter*innen können nicht als Stellvertretung ausgewählt werden.
Ungültige Eingaben werden markiert und können nicht gespeichert werden.
Geplante Abwesenheit
Liegt der Startzeitpunkt in der Zukunft, wird der Abwesenheitsmodus zunächst als geplant angezeigt.
Bis zum Startzeitpunkt:
bleiben Sie unter «Mitarbeitende» als aktiv angezeigt,
werden noch keine Benachrichtigungen weitergeleitet,
wird Ihre Abwesenheit in Dualoo bei der Auswahl als Bewertende oder Verantwortliche Person bereits angezeigt als "Abwesend: Zeitraum"
Sie können eine geplante Abwesenheit jederzeit wieder deaktivieren.
Aktive Abwesenheit
Sobald der Startzeitpunkt erreicht ist, wird der Abwesenheitsmodus automatisch aktiviert und auch entsprechend angezeigt.
Während Ihrer Abwesenheit:
erscheint in Dualoo ein orangefarbener Hinweisbanner
wird Ihr Status unter «Mitarbeitende» als abwesend angezeigt.
sind Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit beim Status ersichtlich
wird Ihre Abwesenheit an relevanten Stellen in Dualoo angezeigt
werden die E-Mail-Benachrichtigungen direkt an die hinterlegte Stellvertretung gesendet. Sie als abwesende Person erhalten diese zusätzlich in CC. Es gibt einen klaren Hinweis in diesen Mails.
Die Abwesenheit wird beispielsweise bei verantwortlichen, durchführenden und bewertenden Personen sowie bei der Zuweisung von Personen in Prozessschritten berücksichtigt.
Beispiel E-Mail Benachrichtigung mit Hinweis
Aktive Abwesenheit anpassen
Während einer laufenden Abwesenheit können Sie:
das Enddatum / die Endzeit anpassen,
die Stellvertretung ändern.
Der bereits vergangene Startzeitpunkt kann nicht mehr angepasst werden.
Abwesenheitsmodus deaktivieren
Sie können den Abwesenheitsmodus jederzeit deaktivieren.
Die Abwesenheit wird dadurch sofort beendet:
der Hinweisbanner verschwindet,
Ihr Abwesenheitsstatus wird aufgehoben,
die Weiterleitung an die Stellvertretung wird beendet.
Gut zu wissen
Die hinterlegte Stellvertretung muss während der Abwesenheit aktiv und verfügbar sein. Falls Ihre Stellvertretung nicht mehr verfügbar ist, hinterlegen Sie eine andere aktive HR-Manager*in.