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Wie kann ich Mitarbeitende löschen / archivieren?
Wie kann ich Mitarbeitende löschen / archivieren?

Lernen Sie, wie Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten übergeben und Mitarbeitenden/Dualoo Usern den Zugriff entziehen können.

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Verfasst von Raphael Mösch
Vor über einer Woche aktualisiert

Voraussetzungen

  • Berechtigung als HR-Manager oder Admin

Aktuelles Vorgehen (Workaround) Mitarbeitende löschen

Aktuell ist es nicht möglich, Mitarbeitende aus Dualoo zu löschen (dies ist bei uns in Entwicklung). Der austretenden Mitarbeiter*in kann aber bereits heute die Zugriffsberechtigung entzogen werden.

Wichtig: Bevor dies gemacht wird, ist es wichtig alle offenen Bewertungen und Dossiers an die Nachfolger*in zu übergeben, damit nichts vergessen geht. Daher zeigen wir Ihnen in diesem Artikel zuerst auf, welche Prüfungen Sie vornehmen sollten. Diese sind auch abhängig davon, welche Berechtigungen der austretende Mitarbeitende innehatte. Am Ende dieses Artikels zeigen wir, wie effektiv der Zugang gesperrt wird.

Prüfung in den Bewertungen (bei allen User / Rollen)

1. Filtern Sie alle offenen Bewertungen des austretenden Mitarbeitenden.

2. Öffnen Sie die jeweilige offene Bewertung und löschen Sie diese über den 3-Punkte Button.

3. Wenn die Bewertung durch die Nachfolger*in gemacht werden soll, fügen Sie diesen User hinzu.

Prüfung in den Dossiers & Stellen (zusätzlich bei Recruiter)

1. Filtern Sie in der Dossierübersicht mit offenen Schritten, bei welchen die austretende Mitarbeitende verantwortlich ist.

2. Öffnen Sie das jeweilige Dossier über übergeben Sie die Verantwortlichkeit für den Schritt an die Nachfolger*in.

3. Wechseln Sie nun noch ins Menü “Stellen”

4. Filtern Sie in der Stellenübersicht alle offenen Stellen, bei welchen die austretende Mitarbeiter*in Berechtigungen hat.

5. Öffnen Sie dann die Detail-Einstellungen der entsprechenden Stellen über den “Einstellungsbutton” ganz rechts.

6. Gehen Sie ins Stelleninserat und stellen Sie sicher, dass nicht mehr die austretende Mitarbeiter*in ausgewählt ist.

Berechtigung entfernen (zusätzlich bei HR-Manager & Admin)

1. Wechseln Sie nun zum Menüpunkt “Mitarbeitende”

2. Bearbeiten Sie den gewünschten Mitarbeitenden und setzen Sie unter Berechtigung beim Admin und bei HR-Manager die Berechtigung auf “aus”.

Zugriffsberechtigung entziehen

1. Wechseln Sie nun zum Menüpunkt “Mitarbeitende” und bearbeiten Sie den gewünschten Mitarbeitenden durch Klicken auf die Zeile.

2. Ändern Sie die dann die E-Mail-Adresse, auf eine Interims-E-Mail-Adresse, auf welche Sie Zugriff haben. Automatisch wird durch Dualoo eine E-Mail mit einem Link für das Setzen eines neuen Passwortes versendet.

3. Setzen Sie ein neues Passwort, am besten mithilfe eines Passwort-Generators. Bsp. der Generator von datenschutz.org

4. Nun können Sie die E-Mail-Adresse final anpassen, und zwar mit dem Zusatz “archiv_” vor der originalen Adresse Bsp: [email protected].

Dadurch wissen Sie noch immer, wie die E-Mail-Adresse ursprünglich lautete und dennoch kann sich der User nicht mehr einloggen, selbst wenn bekannt wäre, welchen Zusatz Sie vor die E-Mail-Adresse setzen.

5. Ergänzen Sie zum Schluss vor den Vor- und Nachname ein zzzarchiv_ oder z-ausgetreten_ oder Ähnliches. Dadurch werden diese Namen ganz unten in der Auswahl angezeigt und es ist ersichtlich, dass es sich dabei um einen ausgetretenen Mitarbeitenden handelt.

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