Die Einreichung von Bewerbungsdossiers durch Personalvermittler*Innen ist in Dualoo aktuell noch nicht optimal abgebildet. Deshalb ist in diesem Helpcenter-Artikel eine Übersicht über bewährte Best Practices und hilfreiche Tipps geben, um den Prozess möglichst effizient zu gestalten.
Zudem erläutern wir, weshalb es in gewissen Fällen zu einer Zusammenführung von Dossiers kommen kann, welche Auswirkungen dies hat und wie Sie dies gezielt vermeiden können.
Best Practise - Varianten zur Zusammenarbeit
Egal welche der nachfolgenden Arten der Zusammenarbeit gewählt wird, müssen durch die Vermittler*innen bei der Eingabe der Daten im Bewerbungsformular (Eingabemaske) immer folgende Regeln beachtet werden. Wir empfehlen dies auf der Webseite oder im Stelleninserat zu vermerken, damit die Vermittler*innen davon Kenntnis erhalten.
Wichtig: Daten von Bewerbenden in Eingabemaske
Die Vermittler*innen müssen in der Eingabemaske ALLE Daten (Vorname, Name, Adresse, Telefonnummer etc.) von Bewerbenden einzutragen. Nur die E-Mail-Adresse darf die E-Mail-Adresse der Vermittler*in sein. Ansonsten fügen die Matching Regeln von Dualoo die Bewerbungsdossiers verschiedener Kandidaten zusammen.
Variante 1: Information auf der Webseite und Bewerbungen / Dossier Einreichung & Vermerk Kommentarfeld)
Die wohl häufigste Variante ist, dass Vermittler*innen, Bewerbungen einreichen, ohne im Vorfeld mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Wir empfehlen für diesen Fall eine allgemeine Information auf der Webseite zu platzieren. In dieser Information sollen die Regeln fürs Einreichen beschrieben sein und auch die eigenen AGBs verlinkt werden.
Folgender Inhalt könnte in der allgemeinen Information enthalten sein:
Wichtige Information für Vermitter*innen:
Geben Sie ausschliesslich Daten von Bewerbenden in die Eingabemaske / Bewerbungsformular ein (auch Telefon Nr.) Nur die E-Mail Adresse darf von Vermittlern sein. Wir werden die Bewerbenden nicht ohne Ihr Wissen kontaktieren.
Durch das Einreichen eines Dossiers werden die folgenden AGBs akzeptiert.
Kontaktdaten der Vermittler*in, wenn diese nicht in einem der Upload-Dokumente enthalten ist, geben Sie Ihren Namen, Firmennamen und Telefon Nr. im freien Kommentarfeld ein
Vorteile:
relativ einfache Umsetzung
Nachteile:
keine Sicherheit, dass die Regeln fürs Einreichen von Dossiers gelesen wurden - daher Gefahr von Duplikat-Zusammenführung von Dossiers
kein Erkennen von Personalvermittler-Dossiers in der Stellenübersicht
Variante 1: Beispieldarstellung auf der Webseite:
Variante 2: Separate Stelle für Personalvermittler auf Webseite
Es kann auch eine separate Stelle speziell für Personalvermittlungen erfasst werden. In diesem Fall erfolgt die Einreichung über ein eigenes Bewerbungsformular, wodurch auch die Buttons und die Quelle gezielt genutzt werden können. Die eingegangenen Dossiers müssen anschliessend manuell der tatsächlich ausgeschriebenen Stelle zugeordnet werden. Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang, im Formular ein Kommentarfeld zu integrieren, bei der die jeweilige Zielstelle angegeben werden kann und eine individuelle Eingangsbestätigung per E-Mail zu versenden.
Vorteile:
korrekte Quelle möglich aufgrund Erstellung von eigenem / Bewerberportal und damit auch Erkennen Personalvermittler-Dossiers in der Stellenübersicht
Sicherheit, dass die Regeln fürs Einreichen von Dossiers gelesen wurden - daher weniger Gefahr von Duplikat-Zusammenführung von Dossiers
Individuelle autom. Eingangsbestätigung speziell für Vermittler*innen per E-Mail möglich und damit die korrekte Ansprache der Vermittler*in und Angabe des Bewerber*in.
Eindeutiger Bezeichnung des Kommentarfelds und der Buttons möglich, da ausschliesslich für Vermittler*innen genutzt.
Nachteile:
manuelle Zuteilung der Bewerbung in Dualoo zur richtigen Stelle
Variante 2: Beispieldarstellung auf der Webseite:
Auf der Hauptseite:
Dualoo "Inserat" genutzt als Beschreibung der Regeln & Konditionen für die Dossier Einreichung:
Dualoo Eingabemaske:
Dualoo autom. Eingangsbestätigung (Ansicht mit Platzhaltern in den Einstellungen):
Variante 3: Abgesprochene Zusammenarbeit zwischen Vermittler*innen und Unternehmen
Diese Variante eignet sich nur für die abgesprochene Zusammenarbeit mit Vermittler*innen, da ein individueller Link für die PDL erstellt wird und im Vorfeld oder auf Anfrage an die Vermittler*innen gesendet wird.
Vorteile:
korrekte Quelle möglich aufgrund Erstellung von individuellen Links und damit auch das Erkennen Personalvermittler-Dossiers in der Stellenübersicht
Nachteile:
nur anwendbar, bevor das Dossier eingereicht wurde (somit meist nur bei abgesprochenen Zusammenarbeit)
Was tun, wenn Dossiers fälschlicherweise zusammengeführt wurden?
Wenn Bewerbungen fälschlicherweise als Duplikat erkannt und zusammengeführt wurden – insbesondere bei Dossiers von Personalvermittlern – gibt es zwei Möglichkeiten, das Problem zu beheben:
1. Empfehlung: Korrekte Neueinreichung durch den Personalvermittler
Wir empfehlen, dass Personalvermittler in einem solchen Fall das betroffene Dossier regelkonform erneut einreichen. Dies stellt sicher, dass alle Informationen korrekt erfasst und zugeordnet werden können.
2. Manuelle Bereinigung durch das HR-Team
Falls die Bereinigung intern vorgenommen werden soll, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Erfassen Sie für die zweite (fälschlicherweise zusammengeführte) Bewerbung ein neues Dossier manuell.
Fügen Sie die entsprechende Stelle hinzu.
Tragen Sie den korrekten Bewerbungseingang inkl. Datum ein.
Laden Sie die vollständigen Bewerbungsunterlagen erneut hoch.
Ergänzen Sie im Kommentar eine Notiz mit folgendem Hinweis:
„Eingangsbestätigung wurde versendet, die Bewerbung wurde jedoch fälschlicherweise als Duplikat erkannt und mit dem Dossier von [Name] zusammengeführt. Informationen zur ursprünglichen Bewerbung sind im Lebenslauf von [Name] zu finden.“Falls im ursprünglichen Dossier kein Lebenslauf vorhanden ist, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Personalvermittler auf, um die fehlenden Angaben zu vervollständigen.
Im fälschlicherweise zusammengeführten Dossier überschreiben Sie die Daten des Bewerbenden manuell mit den korrekten Angaben.
Sobald die Daten sauber aufgeteilt wurden, kann die zweite (fehlerhafte) Bewerbung gelöscht werden.
Zukünftige Lösung
Beim Ausschreiben einer Stelle kann der Recruiter angeben, ob Bewerbungen von Personalvermittlern erwünscht sind. Falls dies nicht gewünscht ist, wird dies in der Bewerbungsmaske erwähnt (evtl. auch in der Stellenübersicht).
Falls Bewerbungen von Stellenvermittlern erwünscht sind, erscheint in der Eingabemaske eine Auswahl
Ich bin: Bewerber*in (Standard) / PersonalvermittlerWird Personalvermittler ausgewählt, können zusätzlich noch die Firma und die Kontaktdaten hinterlegt werden.
Im Dossier ist unter Quelle "Personalvermittler" hinterlegt und Dualoo informiert den Personalvermittler automatisiert bei Zu- oder Absage. Die restliche Kommunikation erfolgt direkt mit den Bewerbenden.