Einleitung
Dualoo ermöglicht eine einfache Übersicht und Darstellung aller offenen Aufgaben. Diese werden anhand des im jeweiligen Prozessschritt hinterlegten Datums automatisch berechnet und laufend aktualisiert.
Persönlicher Assistent
Im Cockpit zeigt der persönliche Assistent alle offenen Aufgaben, sortiert nach Fälligkeit. Mit einem Klick öffnet sich die entsprechende Ansicht, um die Aufgaben direkt zu erledigen. Je nach Rolle werden unterschiedliche Aufgaben angezeigt: Für Recruiter sind sowohl Dossiers als auch Bewertungen sichtbar, für bewertende Personen ausschliesslich Bewertungen.
Sortierung nach Fälligkeit und Nutzen von Filtern
Eine weitere Option, sich eine Übersicht zu verschaffen, ist das Sortieren und Filtern nach Fälligkeiten in den Übersichten: Dossier und Bewertungen.
Klicken Sie dazu auf den "Schnell-Filter" und wählen Sie "Meine offenen Dossiers".
Alternativ können Sie auch direkt in der entsprechenden Ansicht auf den Spaltentitel "Fälligkeit" klicken und erhalten die am längsten fälligen Dossiers/Bewertungen zuoberst.
Berechnung der Fälligkeiten
Dossiers
Auf Basis des Datums in jedem offenen Prozessschritt wird die Fälligkeit berechnet.
Achtung: Damit der Schritt als fällig angezeigt wird, muss dieser noch offen sein. Sobald dieser abgeschlossen wurde, erscheint er nicht in der Fälligkeitsliste.
Beispiele für Fälligkeiten und automatische Reminder
Bsp. Bewerbungseingang Schritt Datum 14.01.2025
Bewertende Person A hinzugefügt am 14.01.2025, diese erhält sofort eine E-Mail Benachrichtigung = zu erledigen bis 16.01.2025 und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 17.01.25
Bewertende Person B hinzugefügt am 15.01.2025, diese erhält auch sofort E-Mail Benachrchtigung = zu erledigen bis 16.01.2025 und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 18.01.25
Bsp. Schnuppern mit Startdatm 20.01.26 - Enddatum am 22.01.2026
Bewertende Person A hinzugefügt am 14.01.2025, diese erhält erst 1 Tag vor Start der Schnupperlehre also am 19.01.2026 eine E-Mail Benachrichtigung = zu erledigen bis 23.01.2025 (weil Enddatum +1 Tag) und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 24.01.25
Bewertende Person B hinzugefügt am 21.01.2025, diese erhält auch sofort E-Mail Benachrichtigung = zu erledigen bis 23.01.2025 (weil Enddatum +1 Tag) und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 24.01.25
Bewertende Person C hinzugefügt am 25.01.2025, diese erhält sofort E-Mail Benachrichtigung, weil schon in der Vergangenheit = zu erledigen bis 26.01.2025 (weil Enddatum in Vergangenheit +1 Tag) und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 27.01.25
Können Fälligkeiten individuell angepasst werden?
Ja, die Fälligkeiten können bei allen offenen Prozessschritten individuell angepasst oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden (Snooze-Funktion). Dazu beim entsprechenden Prozessschritt auf die drei Punkte oder direkt auf die Fälligkeit klicken und das gewünschte Datum festlegen.
Dies ist beispielsweise in folgenden Situationen hilfreich:
Ferienbedingte Abwesenheit: Eine vorgesetzte Person ist abwesend und der Bewerbungsprozess verzögert sich. Die Fälligkeit kann entsprechend verschoben werden, ohne dass ein zusätzlicher «On Hold»-Schritt erforderlich ist.
Fehlende Bewerbungsunterlagen: Bei einer sich bewerbenden Person wurden zusätzliche Unterlagen angefordert. Die Fälligkeit kann auf ein späteres Datum gesetzt werden, um rechtzeitig an eine erneute Nachfrage erinnert zu werden.
Gesnoozte Prozessschritte werden in der Übersicht zusätzlich mit einem entsprechenden Icon gekennzeichnet. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben bewusst auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wurden.
Mit der Snooze-Funktion lassen sich offene Aufgaben flexibel planen und zum richtigen Zeitpunkt wieder aufgreifen.
Können Texte individuell angepasst werden?
Die Texte können aktuell nicht individuell angepasst werden.
Nachfragen bei bewertenden Personen / manuellen Reminder versenden
Wenn die Bewertung auch nach dem automatischen Reminder noch offen ist, kann im entsprechenden Prozessschritt über die drei Punkte via "Mitarbeitende benachrichtigen" eine weitere Erinnerung manuell versendet werden. Der Text kann hier angepasst werden.
Bewertungen
Allgemein ist das (End-)Datum des Schrittes das Fälligkeitsdatum. Ausnahme: Falls der Schritt bei Einladung zur Bewertung bereits in der Vergangenheit liegt, gilt das Einladungsdatum als Fälligkeitsdatum. Daraus resultieren folgende Regeln:
(End-)Datum des Schrittes liegt in der Vergangenheit
Wenn das letzte Datum des Schrittes in der Vergangenheit liegt, gilt als Fälligkeitsdatum das Datum, an dem zur Bewertung eingeladen wurde. Wenn der Bewerbungseingang z.B. am 03.08. eingegangen ist und der Recruiter am 15.08. zur Bewertung eingeladen hat, wird die Bewertung in der Übersicht am 16.08. rot markiert (Fälligkeitsdatum: 15.08. = Einladung zur Bewertung).
(End-)Datum des Schrittes liegt in der Zukunft
Wenn das letzte Datum des Schrittes in der Zukunft liegt, gilt als Stichtag das Enddatum des Schrittes. Wenn z.B. die Mehrtagesveranstaltung am 08.08. auf den 13.-15.08. vereinbart und am 08.08. auch zur Bewertung eingeladen wurde, wird die Bewertung in der Übersicht erst am 16.08. rot markiert (Fälligkeitsdatum: 15.08. = Enddatum des Schritts).
Tipps & Tricks für Recruiter
Bei Zu-/Absagen nicht abgeschlossene Bewertungen löschen
Kontrollieren Sie bei einer Zu- oder Absage, ob noch offene Bewertungen in vorherigen Schritten vorhanden sind und löschen Sie diese. Ansonsten bleiben diese Bewertungen weiterhin offen und gelten als fällig.
