Einleitung
Dualoo ermöglicht Ihnen eine einfache Übersicht über die offenen Aufgaben.
Persönlicher Assistent
Im Cockpit haben Sie den persönlichen Assistenten. Dieser zeigt Ihnen sortiert nach Fälligkeiten die offenen Punkte. Mit einem Klick landen Sie in der entsprechenden Ansicht und können Ihre Aufgaben erledigen. Je nachdem ob Sie Recruiter oder bewertende Person sind, sehen Sie hier Dossiers und Bewertungen oder nur Bewertungen.
Sortierung nach Fälligkeit und Nutzen von Filtern
Eine weitere Option, sich eine Übersicht zu verschaffen, ist das Sortieren und Filtern nach Fälligkeiten in den Übersichten: Dossier und Bewertungen.
Klicken Sie dazu auf den "Schnell-Filter" und wählen Sie "Meine offenen Dossiers".
Alternativ können Sie auch direkt in der entsprechenden Ansicht auf den Spaltentitel "Fälligkeit" klicken und erhalten die am längsten fälligen Dossiers/Bewertungen zuoberst.
Berechnung der Fälligkeiten
Dossiers
Auf Basis des Datums in jedem offenen Prozessschritt wird die Fälligkeit berechnet.
Achtung: Damit der Schritt als fällig angezeigt wird, muss dieser noch offen sein. Sobald dieser abgeschlossen wurde, erscheint er nicht in der Fälligkeitsliste.
Beispiele für Fälligkeiten und automatische Reminder
Bsp. Bewerbungseingang Schritt Datum 14.01.2025
Bewertende Person A hinzugefügt am 14.01.2025, diese erhält sofort eine E-Mail Benachrichtigung = zu erledigen bis 16.01.2025 und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 17.01.25
Bewertende Person B hinzugefügt am 15.01.2025, diese erhält auch sofort E-Mail Benachrchtigung = zu erledigen bis 16.01.2025 und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 18.01.25
Bsp. Schnuppern mit Startdatm 20.01.26 - Enddatum am 22.01.2026
Bewertende Person A hinzugefügt am 14.01.2025, diese erhält erst 1 Tag vor Start der Schnupperlehre also am 19.01.2026 eine E-Mail Benachrichtigung = zu erledigen bis 23.01.2025 (weil Enddatum +1 Tag) und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 24.01.25
Bewertende Person B hinzugefügt am 21.01.2025, diese erhält auch sofort E-Mail Benachrichtigung = zu erledigen bis 23.01.2025 (weil Enddatum +1 Tag) und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 24.01.25
Bewertende Person C hinzugefügt am 25.01.2025, diese erhält sofort E-Mail Benachrichtigung, weil schon in der Vergangenheit = zu erledigen bis 26.01.2025 (weil Enddatum in Vergangenheit +1 Tag) und wenn nicht erfolgt, dann Reminder versendet am 27.01.25
Können Texte und Fälligkeiten individuell angepasst werden?
Die Texte und Fälligkeiten können nicht individuell angepasst werden.
Nachfragen bei bewertenden Personen / manuellen Reminder versenden
Wenn die Bewertung auch nach dem automatischen Reminder noch offen ist, kann im entsprechenden Prozessschritt über die drei Punkte via "Mitarbeitende benachrichtigen" eine weitere Erinnerung manuell versendet werden. Der Text kann hier angepasst werden.
Bewertungen
Allgemein ist das (End-)Datum des Schrittes das Fälligkeitsdatum. Ausnahme: Falls der Schritt bei Einladung zur Bewertung bereits in der Vergangenheit liegt, gilt das Einladungsdatum als Fälligkeitsdatum. Daraus resultieren folgende Regeln:
(End-)Datum des Schrittes liegt in der Vergangenheit
Wenn das letzte Datum des Schrittes in der Vergangenheit liegt, gilt als Fälligkeitsdatum das Datum, an dem zur Bewertung eingeladen wurde. Wenn der Bewerbungseingang z.B. am 03.08. eingegangen ist und der Recruiter am 15.08. zur Bewertung eingeladen hat, wird die Bewertung in der Übersicht am 16.08. rot markiert (Fälligkeitsdatum: 15.08. = Einladung zur Bewertung).
(End-)Datum des Schrittes liegt in der Zukunft
Wenn das letzte Datum des Schrittes in der Zukunft liegt, gilt als Stichtag das Enddatum des Schrittes. Wenn z.B. die Mehrtagesveranstaltung am 08.08. auf den 13.-15.08. vereinbart und am 08.08. auch zur Bewertung eingeladen wurde, wird die Bewertung in der Übersicht erst am 16.08. rot markiert (Fälligkeitsdatum: 15.08. = Enddatum des Schritts).
Tipps & Tricks für Recruiter
Bei Zu-/Absagen nicht abgeschlossene Bewertungen löschen
Kontrollieren Sie bei einer Zu- oder Absage, ob noch offene Bewertungen in vorherigen Schritten vorhanden sind und löschen Sie diese. Ansonsten bleiben diese Bewertungen weiterhin offen und gelten als fällig.
Viele Überfälligkeiten
Haben Sie viele Fälligkeiten in den Dossiers, bei welchen Sie aktuell nicht weiterarbeiten können z.B. aufgrund Ferienabwesenheiten eines Vorgesetzten? In diesem Fall können Sie einen "on hold"-Schritt einbauen.
Gehen Sie in den Einstellungen zu Bewerbungsprozesse und erstellen Sie einen neuen Ereignisschritt. Benennen Sie diesen passend um (z.B. "On hold") und bringen Sie diesen in die richtige Reihenfolge.
Erstellen Sie bei Bedarf neue Mailvorlagen (Einstellungen - Vorlagen Briefe/E-Mails) für Geduldsschreiben.
Verknüpfen Sie diese Vorlagen im Prozessschritt, welchen Sie unter Punkt 1 erstellt haben.
Nun können Sie bei den betroffenen Dossiers diesen Ereignisschritt verwenden und durch das Schrittdatum selbst definieren, wann dieses Dossier wieder fällig wird.