Gemäss dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), der auf der DSGVO und dem DSG basiert, ist der Kunde dafür verantwortlich, die Kandidatendossiers fristgerecht aus Dualoo zu löschen oder zu anonymisieren. Um unseren Kunden die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen so einfach wie möglich zu machen, anonymisiert Dualoo die Kandidatendossiers automatisch (Privacy by Design). Die Fristen können durch die Dualoo-Admins festgelegt werden.

Voraussetzungen

Rechte als "Admin", um die Standard-Fristen anzupassen
Rechte als "Recruiter", um die anonymisierten Daten in der Dossier-Übersicht zu sehen und um Bewerbungen individuell zu anonymisieren
Rechte als "Bewertende Person", um die anonymisierten Daten in der Bewertungs-Übersicht zu sehen

Ansicht anonymisierte Dossiers

Nachfolgend sehen Sie die Beispielbilder von anonymisierten Daten in der Dossier-Übersicht und Bewertungs-Übersicht. Das Öffnen der Detail-Ansicht (Bsp. zur Ansicht der Bewerbungsunterlagen) von anonymisierten Dossiers oder Bewertungen durch Anklicken der Zeile ist nicht mehr möglich.

Dossier-Übersicht

Bewertungs-Übersicht

Automatisches Anonymisieren

Funktion / Fristen

Es können zwei Anonymisierungsfristen für die automatische Anonymisierung eingegeben werden. Zum einen die Frist für Bewerbungen, welche einen Absageschritt im Bewerbungsprozess enthalten und zum anderen eine Frist für Bewerbungen, die keinen Absageschritt im Bewerbungsprozess enthalten.

Die Frist bezieht sich auf das Datum des letzten Prozessschrittes in einer Bewerbung.

Beispiel mit Einstellung "Anonymisierung von Dossiers mit Absage" - Frist: 4 Monate

12.03.2023: "Bewerbungseingang" (1. Prozessschritt einer Bewerbung)

23.03.2023: "Videointerview" (2. Prozessschritt einer Bewerbung)

03.04.2023: "on hold" (3. Prozessschritt einer Bewerbung)

07.04.2023: "Absage" (4. Prozessschritt einer Bewerbung)

07.08.2023: Automatische Anonymisierung erfolgt

Einstellungsmöglichkeiten / Fristen

Folgende Bewerbungen werden nicht anonymisiert:

Bewerbungen, welche offene Schritte enthalten
(unabhängig davon, wo im Prozess sich der offene Prozessschritt befindet)
Bewerbungen mit einem Zusage-Schritt
(dies gilt auch dann, wenn im Bewerbungsprozess ein Absage- und Zusage-Schritt enthalten sein sollte)

Individuelle / Manuelle Anonymisierung

Bewerbungen können durch Recruiter auch einzeln anonymisiert werden. Dies passiert unabhängig von der Frist, welche in den Einstellungen definiert wurde.

1. Bei der gewünschten Bewerbung auf den 3-Punkte Button klicken.

2. Bewerbung anonymisieren auswählen.

3. Es erscheint eine Meldung mit der Frage, ob Sie mit der Anonymisierung der Daten einverstanden sind.

4. Rechts oben erscheint eine grüne Bestätigungsmeldung, nachdem Sie auf "Anonymisieren" geklickt haben.

Häufigste Fragen & Antworten

Wir sind keine Rechtsanwälte und geben keine verbindlichen Rechtsauskünfte. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, unsere Kunden bestmöglich zu beraten und haben daher Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt.

Wo finde ich die verbindlichen Informationen zu DSG / DSGVO?

Unter diesen Links finden Sie die gültigen Datenschutzgesetze:
CH - Bundesgesetz über den Datenschutz DSG

EWR - Datenschutz-Grundverordnung DSGVO

Müssen wir zusätzliche Vereinbarungen mit den Bewerbern treffen?

Das Gesetz sieht vor, dass die Bewerbenden aktiv in die Datenverarbeitung einwilligen. Dualoo regelt das Rechtsverhältnis zwischen den 3 Parteien (Bewerbende, Dualoo-Kunde und Dualoo) mit den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen. Diese Bestimmungen werden von den Bewerbenden bei einer Online-Bewerbung akzeptiert, sodass keine zusätzlichen Vereinbarungen mit den Bewerbenden getroffen werden müssen.

Ist die Anonymisierung ausreichend oder müssen Dossiers gelöscht werden?

Die Anonymisierung ist ausreichend, da keine Rückschlüsse auf die Bewerbenden gezogen werden können und auch kein Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen, die Korrespondenz oder die Bewertungen mehr möglich ist. Im Hintergrund werden die persönlichen Daten der Bewerbenden sowie die Bewerbungsunterlagen aus der Datenbank gelöscht.

Das Löschen von Bewerberdossiers über den 3-Punkte-Button ist nur vor der Anonymisierung eines Dossiers möglich. Gelöschte Daten werden nach 60 Tagen unwiderruflich gelöscht und stehen für Auswertungen nicht mehr zur Verfügung. Wir empfehlen, Dossiers nicht zu löschen, damit Auswertungen weiterhin möglich sind. Die Dossierlöschung kann bei Bedarf dazu verwendet werden, einzelne Dossiers zu löschen.

Was geschieht bei Mehrfachbewerbungen?

Hat sich ein Bewerber mehrfach auf verschiedene Stellen bei Ihnen beworben, werden die Bewerbungen unabhängig voneinander und entsprechend der jeweiligen Frist anonymisiert.

Was passiert, wenn ich die Fristen in den Einstellungen anpasse?

Wenn Sie die Frist für die Anonymisierung verlängern, z.B. von 4 Monaten auf neu 6 Monate, dann wird neu nach dieser Frist anonymisiert. Bereits anonymisierte Dossiers werden nicht reaktiviert.

Wenn Sie die Frist verkürzen, dann werden die Dossiers nach der kürzeren Frist anonymisiert (die Anonymisierung erfolgt nicht sofort, sondern 1x täglich in der Nacht).

Kann die Anonymisierung rückgängig gemacht werden?

Anonymisierte Dossiers können innerhalb von 90 Tagen nach der Anonymisierung durch den Dualoo Support reaktiviert werden. Die Meldung muss durch einen Dualoo-Admin an [email protected] erfolgen und kostet CHF 75.00 exkl. MWST pro Dossier. Nach Ablauf der Frist ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich.

Wo finde ich den AV Auftragsverarbeitungsvertrag mit Dualoo?

Bei Abschluss eines Dualoo-Abonnements wird der Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) automatisch von uns erstellt, unterzeichnet und Ihnen zugestellt.