La soumission de dossiers de candidature par des agents de recrutement n'est actuellement pas encore optimale dans Dualoo. C'est pourquoi cet article du centre d'aide fournit un aperçu des meilleures pratiques et des conseils utiles pour rendre le processus aussi efficace que possible.
Nous expliquons également pourquoi, dans certains cas, des dossiers peuvent être fusionnés, quelles en sont les conséquences et comment vous pouvez éviter cela de manière ciblée.
Meilleures pratiques - Variantes de collaboration
Quelle que soit la forme de collaboration choisie parmi celles présentées ci-dessous, les intermédiaires doivent toujours respecter les règles suivantes lors de la saisie des données dans le formulaire de candidature (masque de saisie). Nous recommandons de le mentionner sur le site web ou dans l'annonce de poste afin que les intermédiaires en aient connaissance.
Important: données des candidats dans le masque de saisie
Les intermédiaires doivent saisir TOUTES les données (prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, etc.) des candidats dans le masque de saisie. Seule l'adresse e-mail peut être celle de l'intermédiaire. Sinon, les règles de mise en correspondance de Dualoo regrouperont les dossiers de candidature de différents candidats.
Variante 1 : informations sur le site web et candidatures / soumission des dossiers et mention dans le champ Remarques
Le cas le plus fréquent est que les intermédiaires soumettent des candidatures sans vous contacter au préalable. Dans ce cas, nous vous recommandons de publier une information générale sur votre site web. Cette information doit décrire les règles à respecter pour la soumission des candidatures et contenir un lien vers vos conditions générales.
Le contenu suivant pourrait figurer dans les informations générales:
Informations importantes pour les intermédiaires:
Veuillez saisir uniquement les données des candidats dans le masque de saisie / formulaire de candidature (y compris le numéro de téléphone). Seule l'adresse e-mail peut être celle de l'intermédiaire. Nous ne contacterons pas les candidats sans votre accord.
En soumettant un dossier, vous acceptez les conditions générales suivantes.
Coordonnées de l'intermédiaire : si celles-ci ne figurent pas dans l'un des documents téléchargés, veuillez indiquer votre nom, le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone dans le champ de commentaire libre.
Avantages:
mise en œuvre relativement simple
Inconvénients:
aucune garantie que les règles de soumission des dossiers ont été lues - risque donc de fusionner des dossiers en double
impossibilité d'identifier les dossiers des agents de recrutement dans l'aperçu des offres d'emploi
Variante 1: exemple illustré sur le site web:
Option 2: Offre d'emploi distincte pour les agences de recrutement sur le site web
Une offre d'emploi distincte peut également être créée spécialement pour les agences de recrutement. Dans ce cas, les candidatures sont soumises via un formulaire distinct, qui permet également d'utiliser spécifiquement les boutons et la source. Les dossiers reçus doivent ensuite être attribués manuellement à l'offre d'emploi qui a été effectivement publiée. Dans ce contexte, il est conseillé d'inclure dans le formulaire un champ de commentaire permettant de préciser l'offre d'emploi concernée et d'envoyer un accusé de réception individuel par e-mail.
Avantages:
Source correcte possible grâce à la création d'un portail de candidature propre, qui permet également d'identifier les dossiers des agences de recrutement dans l'aperçu des offres d'emploi
Certitude que les règles de soumission des dossiers ont été lues, ce qui réduit le risque de fusionner des dossiers en double
Confirmation automatique individuelle de réception spécifiquement pour les recruteurs par e-mail, garantissant que le recruteur est correctement adressé et que le candidat est spécifié.
Étiquetage clair du champ de commentaire et des boutons, car ils sont utilisés exclusivement pour les recruteurs.
Inconvénients:
Attribution manuelle de la candidature à la bonne offre d'emploi dans Dualoo
Variante 2: exemple illustré sur le site web:
Sur la page principale:
Dualoo "Annonce" utilisée comme description des règles et conditions pour la soumission de dossiers:
Masque de saisie Dualoo:
Dualoo confirmation automatique de réception (affichage avec espaces réservés dans les paramètres):
Variante 3 : collaboration convenue entre les intermédiaires et les entreprises
Cette variante ne convient qu'à une collaboration convenue avec les intermédiaires, car un lien individuel est créé pour la PDL et envoyé à l'avance ou sur demande aux intermédiaires.
Avantages:
source correcte possible grâce à la création de liens individuels et donc à la reconnaissance des dossiers des agents de recrutement dans l'aperçu des offres d'emploi.
Inconvénients:
uniquement applicable avant la soumission du dossier (donc généralement uniquement dans le cadre d'une coopération convenue).
Que faire lorsque des dossiers ont été fusionnés par erreur ?
Si des candidatures ont été identifiées à tort comme des doublons et fusionnées, en particulier dans le cas de dossiers provenant d'agents de recrutement, il existe deux possibilités pour résoudre le problème :
1. Recommandation : nouvelle soumission correcte par l'agent de recrutement
Dans un tel cas, nous recommandons aux agents de recrutement de soumettre à nouveau le dossier concerné conformément aux règles. Cela garantit que toutes les informations peuvent être saisies et attribuées correctement.
2. Nettoyage manuel par l'équipe RH
Si le nettoyage doit être effectué en interne, veuillez procéder comme suit :
Saisissez manuellement un nouveau dossier pour la deuxième candidature (fusionnée par erreur).
Ajoutez le poste correspondant.
Saisissez la date correcte de réception de la candidature.
Téléchargez à nouveau l'ensemble des documents de candidature.
Ajoutez une note dans le champ « Commentaire » avec la mention suivante : « Une confirmation de réception a été envoyée, mais la candidature a été identifiée à tort comme un doublon et fusionnée avec le dossier de [nom]. Les informations relatives à la candidature initiale se trouvent dans le CV de [nom]. »
Si le dossier d'origine ne contient pas de CV, veuillez contacter l'agent de recrutement afin de compléter les informations manquantes.
Dans le dossier fusionné par erreur, remplacez manuellement les données du candidat par les informations correctes.
Une fois les données correctement réparties, la deuxième candidature (erronée) peut être supprimée.
Solution future
Lors de la publication d'un poste, le recruteur peut indiquer s'il souhaite recevoir des candidatures d'agents de recrutement. Si ce n'est pas le cas, cela sera mentionné dans le masque de candidature (éventuellement aussi dans l'aperçu des postes).
Si les candidatures d'agents de recrutement sont souhaitées, une sélection apparaît dans le masque de saisie : Je suis : candidat(e) (par défaut) / agent de recrutement
Si l'option « Agent de recrutement » est sélectionnée, l'entreprise et les coordonnées peuvent également être saisies.
Dans le dossier, « Agent de recrutement » est indiqué comme source et Dualoo informe automatiquement l'agent de recrutement en cas d'acceptation ou de refus. Le reste de la communication se fait directement avec les candidats.