Introduction
Dualoo permet d'avoir une vue d'ensemble claire et une présentation simple de toutes les tâches en cours. Celles-ci sont calculées automatiquement en fonction de la date enregistrée à chaque étape du processus et mises à jour en continu.
Assistant personnel
Dans le cockpit, l’assistant personnel affiche toutes les tâches en attente, triées par date d’échéance. Un simple clic suffit pour ouvrir la vue correspondante et traiter directement les tâches. Les tâches affichées varient en fonction du rôle : les Recruiteurs peuvent voir à la fois les dossiers et les évaluations, tandis que les personnes évaluant les tâches ne voient que les évaluations.
Tri par date d'échéance et utilisation des filtres
Une autre option permettant d'obtenir une vue d'ensemble consiste à trier et à filtrer par date d'échéance dans les aperçus : « Dossiers » et « Évaluations ».
Pour ce faire, cliquez sur le « Filtre rapide » et sélectionnez «Mes dossiers ouverts».
Vous pouvez également cliquer directement sur l'en-tête de colonne « Échéance » dans la vue correspondante : les dossiers/évaluations dont l'échéance est la plus ancienne s'afficheront alors en haut de la liste.
Calcul des échéances
Dossiers
L'échéance est calculée à partir de la date indiquée dans chaque étape du processus en cours.
Attention: pour que l'étape apparaisse comme échue, elle doit encore être ouverte. Dès qu'elle est terminée, elle n'apparaît plus dans la liste des échéances.
Exemples d'échéances et de rappels automatiques
Ex. Réception de la candidature Ètape Date 14/01/2025
Ajout de la personne évaluant A le 14/01/2025; celle-ci reçoit immédiatement une notification par e-mail = à effectuer avant le 16/01/2025; si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 17/01/2025
Personne évaluant B ajoutée le 15/01/2025, celle-ci reçoit également immédiatement une notification par e-mail = à effectuer avant le 16/01/2025 et, si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 18/01/25
Exemple: stage d'initiation avec date de début le 20/01/26 - Date de fin le 22/01/2026
Ajout de la personne évaluant le 14/01/2025, celle-ci ne reçoit une notification par e-mail qu'un jour avant le début des Journées d'orientation, soit le 19/01/2026 = à effectuer avant le 23/01/2025 (car date de fin + 1 jour) et si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 24/01/2025
Personnes évaluant ajoutées le 21/01/2025, celles-ci reçoivent également immédiatement une notification par e-mail = à effectuer avant le 23/01/2025 (car date de fin +1 jour) et si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 24/01/25
Les personnes évaluant ajoutées le 25/01/2025; elles reçoivent immédiatement une notification par e-mail, car elles ont déjà participé par le passé = à effectuer avant le 26/01/2025 (car la date d'échéance passée +1 jour) et si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 27/01/25
Les dates d'échéance peuvent-elles être personnalisées?
Oui, les dates d'échéance de toutes les étapes du processus ouvertes peuvent être personnalisées ou reportées à une date ultérieure (fonction «Snooze»). Pour ce faire, cliquez sur les trois points de l'étape du processus correspondante ou directement sur la date d'échéance, puis définissez la date souhaitée.
Cela s’avère utile, par exemple, dans les situations suivantes:
Absence pour cause de vacances : un supérieur hiérarchique est absent et le processus de la candidature prend du retard. La date d’échéance peut être reportée en conséquence, sans qu’une étape supplémentaire de «mise en attente» ne soit nécessaire.
Documents de candidature manquants : des documents supplémentaires ont été demandés à un candidat. La date d’échéance peut être reportée à une date ultérieure afin de recevoir un rappel en temps utile pour relancer le candidat.
Les étapes du processus mises en «snooze» sont en outre signalées par une icône correspondante dans l’aperçu. Il est ainsi possible de reconnaître d’un seul coup d’œil quelles tâches ont été délibérément reportées à une date ultérieure.
La fonction «snooze» permet de planifier de manière flexible les tâches ouvertes et de les reprendre au moment opportun.
Les textes peuvent-ils être personnalisés?
À l'heure actuelle, les textes ne peuvent pas être personnalisés.
Demander des précisions aux personnes évaluant l'évaluation / envoyer un rappel manuel
Si l'évaluation reste ouverte même après l'envoi automatique du rappel, il est possible d'envoyer manuellement un nouveau rappel à l'étape correspondante du processus en cliquant sur les trois points, puis sur «Informer les employés». Le texte peut être personnalisé à cet endroit.
Évaluation
En général, la date (de fin) de l'étape est la date d'échéance. Exception : si l'étape se situe déjà dans le passé au moment de l'invitation à l'évaluation, la date d'invitation est considérée comme la date d'échéance. Il en résulte les règles suivantes:
La date (de fin) de l'Étape se situe dans le passé.
Si la date finale de l'étape se situe dans le passé, la date de référence est la date à laquelle l'invitation à l'évaluation a été envoyée. Par exemple, si la réception de la candidature a été reçue le 03/08 et que le recruteur a invité à l'évaluation le 15/08, l'évaluation est marquée en rouge dans l'aperçu le 16.08 (date d'échéance : 15.08 = invitation à l'évaluation).
La date (de fin) de l'étape se situe dans le futur
Si la dernière date de l'étape se situe dans le futur, la date d'échéance est la date de fin de l'étape. Par exemple, si les Événement de plusieurs jours du 13.-15.08. ont été fixées le 08.08 et que l'invitation à l'évaluation a été envoyée le 08.08, l'évaluation n'apparaîtra en rouge dans la synthèse que le 16 août (date d'échéance : 15 août = date de fin de l'Étape).
Conseils et astuces pour les recruteurs
Supprimer les évaluations non terminées en cas d'acceptation ou de refus
En cas d'acceptation ou de Refus, contrôlez s'il existe encore des Évaluations ouvertes dans les Étapes précédentes et supprimez-les. Dans le cas contraire, ces évaluations restent ouvertes et sont considérées comme dues.
