Introduction
Dualoo vous permet d'avoir facilement un aperçu des tâches ouvertes
Assistant personnel
Dans le cockpit, vous disposez de l'assistant personnel. Celui-ci vous montre les points ouverts triés par échéance. D'un clic, vous arrivez dans la vue correspondante et pouvez effectuer vos tâches. Selon que vous êtes recruteur ou personne évaluante, vous voyez ici les dossiers et les évaluations ou uniquement les évaluations.
Trier par date d'échéance et utiliser les filtres
Une autre option pour obtenir une vue d'ensemble est de trier et de filtrer par échéance dans les aperçus : Dossier et Évaluations.
Pour ce faire, cliquez sur la flèche à côté de "Modifier le filtre" et sélectionnez "Mes dossiers ouverts".
Vous pouvez également cliquer directement sur l'intitulé de la colonne "Date d'échéance" dans l'affichage correspondant et les dossiers/évaluations échus depuis le plus longtemps apparaîtront en haut.
Calcul des échéances
Dossiers
L'échéance est calculée sur la base de la date dans chaque étape de processus ouverte.
Attention: pour que l'étape soit affichée comme étant due, elle doit être encore ouverte. Dès qu'elle est clôturée, elle n'apparaît pas dans la liste des échéances.
Exemples d'échéances et de rappels automatiques
Ex. Réception de la candidature Ètape Date 14/01/2025
Ajout de la personne évaluant A le 14/01/2025; celle-ci reçoit immédiatement une notification par e-mail = à effectuer avant le 16/01/2025; si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 17/01/2025
Personne évaluant B ajoutée le 15/01/2025, celle-ci reçoit également immédiatement une notification par e-mail = à effectuer avant le 16/01/2025 et, si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 18/01/25
Exemple: stage d'initiation avec date de début le 20/01/26 - Date de fin le 22/01/2026
Ajout de la personne évaluant le 14/01/2025, celle-ci ne reçoit une notification par e-mail qu'un jour avant le début des Journées d'orientation, soit le 19/01/2026 = à effectuer avant le 23/01/2025 (car date de fin + 1 jour) et si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 24/01/2025
Personnes évaluant ajoutées le 21/01/2025, celles-ci reçoivent également immédiatement une notification par e-mail = à effectuer avant le 23/01/2025 (car date de fin +1 jour) et si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 24/01/25
Les personnes évaluant ajoutées le 25/01/2025; elles reçoivent immédiatement une notification par e-mail, car elles ont déjà participé par le passé = à effectuer avant le 26/01/2025 (car la date d'échéance passée +1 jour) et si cela n'est pas fait, un rappel est envoyé le 27/01/25
Personnalisation des textes et des échéances et relance des personnes évaluant
Les textes et les échéances ne peuvent pas être personnalisés individuellement. Il est possible de relancer les personnes évaluant via "Notifier les employés".
Évaluation
En général, la date (de fin) de l'étape est la date d'échéance. Exception : si l'étape se situe déjà dans le passé au moment de l'invitation à l'évaluation, la date d'invitation est considérée comme la date d'échéance. Il en résulte les règles suivantes:
La date (de fin) de l'Étape se situe dans le passé.
Si la date finale de l'étape se situe dans le passé, la date de référence est la date à laquelle l'invitation à l'évaluation a été envoyée. Par exemple, si la réception de la candidature a été reçue le 03/08 et que le recruteur a invité à l'évaluation le 15/08, l'évaluation est marquée en rouge dans l'aperçu le 16.08 (date d'échéance : 15.08 = invitation à l'évaluation).
La date (de fin) de l'étape se situe dans le futur
Si la dernière date de l'étape se situe dans le futur, la date d'échéance est la date de fin de l'étape. Par exemple, si les Événement de plusieurs jours du 13.-15.08. ont été fixées le 08.08 et que l'invitation à l'évaluation a été envoyée le 08.08, l'évaluation n'apparaîtra en rouge dans la synthèse que le 16 août (date d'échéance : 15 août = date de fin de l'Étape).
Conseils et astuces pour les recruteurs
Supprimer les évaluations non terminées en cas d'acceptation ou de refus
En cas d'acceptation ou de Refus, contrôlez s'il existe encore des Évaluations ouvertes dans les Étapes précédentes et supprimez-les. Dans le cas contraire, ces évaluations restent ouvertes et sont considérées comme dues.
Beaucoup de retards
Vous avez beaucoup d'échéances dans les dossiers pour lesquels vous ne pouvez actuellement pas continuer à travailler, par exemple en raison des absences pour vacances d'un supérieur ? Dans ce cas, vous pouvez intégrer une étape "on hold".
Allez dans les Paramètres sous Processus de candidature et créez une nouvelle étape de Activité. Renommez celle-ci de manière appropriée (par ex. "On hold") et placez-la dans le bon ordre.
Créez si nécessaire de nouveaux modèles de courrier (Paramètres - Modèles lettres/courriels) pour les lettres de santé.
Reliez ces modèles à l'étape du processus que vous avez créée au point 1.
Vous pouvez maintenant utiliser cette étape de Activité pour les dossiers concernés et définir vous-même, par la date de l'étape, quand ce dossier est à nouveau dû.