Conformément au Contrat de sous-traitance de données (RGPD), qui se base sur le RGPD et la LPD, le client est responsable de la suppression ou de l'anonymisation des dossiers de candidats de Dualoo dans les délais impartis. Afin de faciliter au maximum le respect des dispositions légales par nos clients, Dualoo anonymise automatiquement les dossiers de candidats (Privacy by Design). Les délais peuvent être fixés par les administrateurs de Dualoo.
Exigences
Droits comme admin" pour adapter les délais standards
Droits en tant que "Recruiter" pour voir les données anonymisées dans l'aperçu du dossier et pour anonymiser les candidatures individuellement
Droits en tant que "personnes évaluant" pour voir les données anonymisées dans l'aperçu des évaluations.
Vue des dossiers anonymisés
Vous trouverez ci-dessous des exemples d'images de données anonymisées dans l'aperçu des dossiers et l'aperçu des évaluations. Il n'est plus possible d'ouvrir la vue détaillée (par ex. pour voir les dossiers de candidature) des dossiers ou des évaluations anonymisés en cliquant sur la ligne.
Aperçu des dossiers
Aperçu des évaluations
Anonymisation automatique
Fonction / Délais
Deux délais d'anonymisation peuvent être saisis. D'une part, le délai pour les candidatures qui contiennent une étape de refus dans le processus de candidature et, d'autre part, un délai pour les candidatures qui ne contiennent pas d'étape de refus dans le processus de candidature.
Le délai se réfère à la date de la dernière étape du processus dans une candidature.
Exemple avec paramètres "Anonymisation des dossiers avec refus" - délai: 4 mois
12.03.2023: "Réception de la candidature" (1ère étape du processus d'une candidature).
23.03.2023: "Entretien vidéo" (2e étape du processus d'une candidature).
03.04.2023: "on hold" (3e étape du processus d'une candidature)
07.04.2023: "Refus" (4e étape du processus d'une candidature)
07.08.2023: L'anonymisation automatique a lieu.
Possibilités de réglage / Délais
Les candidatures suivantes ne seront pas rendues anonymes:
Les candidatures qui contiennent des étapes ouvertes (indépendamment de l'endroit où se trouve l'étape du processus ouverte).
Les candidatures avec une étape d'engagement (même si le processus de candidature comprend une étape de refus et d'engagement).
Anonymisation individuelle / manuelle
Les candidatures peuvent également être rendues anonymes individuellement par les Recruteurs. Cela se fait indépendamment du délai défini dans les paramètres.
1. Cliquer sur le bouton à 3 points de la candidature souhaitée.
2. Sélectionner la candidature à anonymiser.
3. Un message apparaît vous demandant si vous acceptez l'anonymisation des données.
4. Un message de confirmation vert apparaît en haut à droite après avoir cliqué sur "Anonymiser".
Questions et réponses les plus fréquentes
Nous ne sommes pas des avocats et ne donnons pas de conseils juridiques contraignants. Notre objectif est de conseiller au mieux nos clients et nous avons donc rassemblé les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
Où puis-je trouver les informations contraignantes sur la LPD / le RGPD?
Vous trouverez sous ces liens les lois en vigueur sur la protection des données:
Devons-nous conclure des accords supplémentaires avec les candidats?
La loi prévoit que les candidats consentent activement au traitement des données. Dualoo règle la relation juridique entre les 3 parties (candidat, client Dualoo et Dualoo) avec les dispositions d'utilisation et de protection des données. Ces dispositions sont acceptées par les candidats lors d'une candidature en ligne, de sorte qu'aucun accord supplémentaire ne doit être conclu avec les candidats.
L'anonymisation est-elle suffisante ou les dossiers doivent-ils être supprimés?
L'anonymisation est suffisante, car il n'est pas possible de tirer des conclusions sur les candidats, ni d'accéder aux dossiers de candidature, à la correspondance ou aux évaluations. En arrière-plan, les données personnelles des candidats et les dossiers de candidature sont supprimés de la base de données.
La suppression des dossiers de candidature via le bouton à 3 points n'est possible qu'avant l'anonymisation d'un dossier. Les données supprimées sont irrévocablement effacées après 60 jours et ne sont plus disponibles pour des évaluations. Nous recommandons de ne pas supprimer les dossiers afin que les évaluations restent possibles. La suppression de dossiers peut être utilisée, si nécessaire, pour supprimer des dossiers individuels.
Que se passe-t-il en cas de candidatures multiples?
Si un candidat a postulé plusieurs fois à différents postes chez vous, les candidatures sont rendues anonymes indépendamment les unes des autres et en fonction du délai correspondant.
Que se passe-t-il si je modifie les délais dans les paramètres ?
Si vous prolongez le délai d'anonymisation, par exemple de 4 mois à 6 mois désormais, l'anonymisation se fera désormais après ce délai. Les dossiers déjà anonymisés ne sont pas réactivés.
Si vous raccourcissez le délai, les dossiers seront alors anonymisés après le délai plus court (l'anonymisation ne se fait pas immédiatement, mais 1x par jour pendant la nuit).
L'anonymisation peut-elle être annulée ?
Les dossiers anonymisés peuvent être réactivés par le support Dualoo dans les 90 jours suivant l'anonymisation. La notification doit être effectuée par un administrateur Dualoo à [email protected] et coûte CHF 75.00 hors TVA par dossier. Passé ce délai, la restauration n'est plus possible.
Où puis-je trouver le contrat de sous-traitance de données (contrat AV) avec Dualoo?
Lors de la souscription d'un abonnement Dualoo, le contrat de sous-traitance de données (contrat AV) est automatiquement établi, signé et vous est envoyé par nos soins.