Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile der Varianten auf und schliesslich wie Sie diese umsetzen können.
Variante 1: Info-Text in E-Mail Signatur (empfohlen bei Betriebsferien oder reduziertem Betrieb)
Variante 2: Weiterleitung einrichten für Ihr E-Mail Konto (empfohlen bei Urlaub bis max. 3 Wochen, wenn Variante 1 nicht angewendet werden kann und die Bewerbungen nicht liegen bleiben sollen)
Variante 3: Alle offenen ToDo's an eine Stellvertretung / Nachfolge übergeben (empfohlen bei Austritten oder Langzeit-Abwesenheiten)
Voraussetzungen
Rechte als Admin (Variante 1)
E-Mail Weiterleitung erstellen dürfen, keine Rechte in Dualoo erforderlich (Variante 2)
Rechte als Recruiter in Dualoo (Variante 3)
Variante 1: Info-Text in der Dualoo E-Mail Signatur
Diese Variante empfehlen wir beispielsweise während den Betriebsferien oder während eines Zeitraums, in welchen Sie mit reduziertem Personalbestand arbeiten. Es handelt sich dabei um eine kurzfristige Anpassung der E-Mail Signatur in Dualoo.
Vorteile / Nachteile:
+ Sehr einfach und schnell umzusetzen
- Es muss dran gedacht werden die Signatur nach dem Zeitraum wieder zu ändern.
- Bewerbungen, Bewertungen und E-Mails, welche in diesem Zeitraum eingehen, werden nicht bearbeitet
Lesen Sie hier wie Sie die Signatur in den Einstellungen anpassen können.
Tipp: Fügen Sie einen schönen Banner (Bild) oder einen Zusatztext in die allgemeine E-Mailsignatur ein z.B.: "Abwesenheitsmeldung: Zwischen dem 17.07. und dem 01.08. arbeiten wir in reduziertem Betrieb. Einige Recruiter/innen sind im Urlaub. Daher können längere Wartezeiten entstehen. Herzlichen Dank für Ihr Verständnis."
Variante 2: Weiterleitung einrichten für Ihr E-Mail-Konto
Hierbei können Sie in Ihrem eigenen E-Mail-Konto eine Regel zur Weiterleitung aller E-Mails, welche Sie von Dualoo erhalten. Dabei erstellen Sie in Ihrem normalen E-Mail-Konto eine Regel zur Weiterleitung aller E-Mails mit [Dualoo] im Betreff.
Diese Variante empfehlen wir beispielsweise während Ferienabwesenheiten von einzelnen Mitarbeitenden als Stellvertreterregelung (empfohlen bei Urlaub bis max. 3 Wochen, wenn Variante 1 nicht angewendet werden kann und die Bewerbungen nicht liegen bleiben sollen).
Vorteile / Nachteile:
+ Sehr einfach umzusetzen
- Muss gut abgesprochen werden mit Stellvertretung
- Es muss dran gedacht werden die Weiterleitung nach dem Zeitraum wieder zu deaktivieren.
- Auch nach der Deaktivierung der Weiterleitung erhält die Stellvertretung weiterhin die Antwortmails der Bewerbenden, an welche ein E-Mail versendet wurde, denn Dualoo sendet immer dem Absender eines E-Mails die jeweilige Antwort. Hier muss also die Stellvertretung entsprechend informiert werden, dass diese Mails dann manuell weitergeleitet werden.
Regel erstellen in Ihrem E-Mail-Konto für die Weiterleitung der eingehenden E-Mails mit von Dualoo an Ihre Stellvertretung.
- Hier finden Sie eine zusätzliche Anleitung für Outlook.
- Hier finden Sie eine Anleitung für Gmail.
- Weitere E-Mailprovider bieten diesen Dienst ebenfalls an, meist finden Sie dies direkt in den Einstellungen Ihres E-Mail Kontos.E-Mail Weiterleitung nach der Ferienabwesenheit wieder entfernen oder deaktivieren.
Tipp: Setzen Sie sich einen Reminder diese Regel, nach Ihrer Ferienabwesenheit wieder zu deaktiveren bereits bei der Erstellung, bsp. in Ihrem Kalender.Alle eingehenden Antwort E-Mails von Bewerbenden sollen durch die Stellvertretung an Sie weitergeleitet werden.
Variante 3: Alle offenen ToDo's und Fälligkeiten an Nachfolge übergeben
Die Anleitung zum Vorgehen, bei austretenden Mitarbeitenden finden Sie hier.
Vorteile / Nachteile:
+ Eine Übergabe an eine Nachfolge kann reibungslos und vollautomatisch gemacht werden.
- Sehr aufwendig
- Zugang zum geschäftlichen E-Mail-Account des austretenden Mitarbeiters ist einmalig nötig.