Zuerst wird die allgemeine Ansicht des Dossiers mit den verschiedenen Bereichen vorgestellt: links die persönlichen Daten, rechts die gefilterte Dossierliste und oben die Informationen zur Stelle und Bewerbung. In der Mitte befinden sich die Prozessschritte, deren Funktionen anschliessend genauer erklärt werden.

Die Nummern im Screenshot zeigen, wo die nachfolgend beschriebenen Funktionen zu finden sind.

Über das X oben rechts kann der Bereich mit den persönlichen Daten eingeklappt und über den Pfeil wieder aufgeklappt werden. Die eingeklappte Ansicht ist im Screenshot zusätzlich dargestellt.
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Die persönlichen Daten können über das Stiftsymbol bearbeitet werden.
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Bei Mehrfachbewerbungen werden hier alle Bewerbungen angezeigt. Durch klicken öffnet sich ein Dropdown wodurch zwischen den Bewerbungen gewechselt werden kann oder mit Klick auf "+" weitere Bewerbungen erfasst werden können.

Sind interne Stellennotizen vorhanden, werden diese durch ein Notiz Symbol angezeigt. Die Notizen können in den Stelleneinstellungen unter «Stelleninformationen» aktiviert, deaktiviert und bearbeitet werden.

Hier werden die Hintergrundinformationen zur Stelle, wie die Stellenart (Lehrstelle, Mitarbeitende oder Praktikum), Stellenantritt sowie den Standort, für den die Stelle ausgeschrieben wurde.

Die optionalen Zusatzinformationen zur Bewerbung werden hier angezeigt. Mit Klick auf "+" können weitere Informationen erfasst werden. Nachfolgend ist eine Übersicht der aktuell verfügbaren Zusatzinformationen zu finden:

Pokal Icon kann individuell vergeben werden und wird im Dossier und auch auf der Dossierübersicht angezeigt.

Das früheste Startdatum zeigt, ab wann die bewerbende Person die Stelle frühestens antreten könnte. Die Information kann direkt im Bewerbungsformular abgefragt und anschliessend im Dossier angezeigt werden. Alternativ kann sie auch manuell erfasst oder angepasst werden.

Eine Bewerbung erhält den Tag «Internationale Bewerbung», wenn sich der Standort der Stelle, die Wohnadresse oder die Nationalität der bewerbenden Person auf unterschiedliche Länder beziehen.

Die Kommunikationssprache zeigt an, in welcher Sprache mit der bewerbenden Person kommuniziert wird. E-Mail Vorlagen werden zuerst in der Kommunikationssprache angezeigt.

Die Gehaltsvorstellung kann direkt im Bewerbungsformular abgefragt und wird anschliessend hier im Dossier angezeigt werden. Die Angabe kann auch manuell eingegeben werden, wenn diese beispielsweise während des Bewerbungsgesprächs erfragt wird. So ist die gewünschte Vergütung für die weitere Beurteilung der Bewerbung zentral dokumentiert.

Hinweis: Werden die Gehaltsangaben der Stelle geändert (z. B. von Jahres- auf Monatsgehalt), werden die Gehaltsvorstellungen der Bewerbenden automatisch umgerechnet. So bleiben die Angaben aller Bewerbungen einer Stelle vergleichbar.

Über das Zahnrad-Symbol können folgende Anpassungen vorgenommen werden oder direkt zu den entsprechenden Informationen gesprungen werden.
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Direkt zu den Einstellungen der entsprechenden Stelle wechseln. Diese Funktion ist nur für Recruiter mit Bearbeitungsrechten für die Stelle verfügbar.

Zur Dossierübersicht wechseln. Der Filter wird automatisch so gesetzt, dass nur Dossiers der entsprechenden Stelle angezeigt werden.

Zur Bewerbungsübersicht wechseln. Der Filter wird automatisch so gesetzt, dass nur Bewertungen der entsprechenden Stelle angezeigt werden.

Eine Bewerbung einer anderen Stelle zuweisen, beispielsweise wenn eine bewerbende Person das falsche Lehrjahr ausgewählt oder sich spontan beworben hat. Dazu im Dropdown die gewünschte Stelle auswählen.

Wenn der aktuelle Schritt noch nicht abgeschlossen werden kann, aber zeitgleich bereits der Folgeschritt gestartet werden soll.

1. Wählen Sie "Zusätzlichen Schritt erfassen"

2. Wählen Sie den gewünschten Schritt und die Verantwortliche Person im Dropdown aus und klicken Sie auf "Schritt erstellen"

Für die manuelle Anonymisierung von Bewerbungen mit einer Zusage oder Bewerbungen von Kandidat*innen, welche sich proaktiv vor Ablauf der Frist für die automatische Anonymisierung melden. Mehr zum Thema Anonymisierung hier

Wenn einzelne Bewerbungen gelöscht werden, sind diese mit allen Daten aus dem System gelöscht. Es sind auch keine Hintergrundinformationen für Auswertungen zur Verfügung. Dies sollte nur für Testbewerbungen oder komplett falsch erfasste Bewerbungen genutzt werden. In allen anderen Fällen sollte die Bewerbung anonymisiert werden.

Die gefilterte Liste zeigt alle Dossiers in derselben Reihenfolge wie in der Dossierübersicht, beispielsweise sortiert nach Matching oder Namen. So kann einfach zwischen den einzelnen Dossiers gewechselt werden. Das aktuell geöffnete Dossier ist farblich hervorgehoben.

Die Nummern entsprechen der Darstellung im Beispiel-Screenshot.

Jeder Schritt-Typ verfügt über ein eigenes Icon. Die Farbe zeigt die Gesamtbewertung des Schrittes an. Solange der Schritt offen ist, wird das Icon mit einem Kreis dargestellt. Oben rechts wird die Fälligkeit angezeigt.

Bei Bewerbungseingängen wird zusätzlich die Quelle bzw. der Kanal angezeigt, z. B. Karriereportal, Google for Jobs, LinkedIn oder jobs.ch.

Über den 3-Punkte-Button können Prozessschritt bearbeitet werden beispielsweise:

Als verantwortliche Person können nur Recruiter ausgewählt werden.

Die Person wird unter anderem informiert, wenn ihr ein neuer Prozessschritt zugeteilt oder eine detaillierte Bewertung abgeschlossen wird. Bei Termineinladungen / Benachrichtigungen ist die Verantwortliche Persone automatisch in der Vorauswahl.

Als durchführende Person können alle Mitarbeitenden mit Dualoo-Zugang ausgewählt werden.

Angaben wie Vor- und Nachname stehen zudem als Platzhalter für E-Mail-, Brief- und Bewertungsvorlagen zur Verfügung. Bei Termineinladungen / Benachrichtigungen ist die Durchführende Persone automatisch in der Vorauswahl.

Je nach Schritt-Typ können Datum sowie Start- und Endzeit erfasst werden.

Das Datum wird unter anderem für die Berechnung der Fälligkeit eines offenen Prozessschrittes verwendet. Mehr Informationen zur Fälligkeit hier.

Praxisbeispiel: Wird der Schritt Ereignis als “on hold” oder als “Talentpool” verwendet, kann hier das Fälligkeits-Datum in der Zukunft gesetzt werden.

Hier finden Sie sämtliche Dokumente und Kommunikation des Prozessschrittes, beispielsweise:

Antworten von Bewerber*Innen auf E-Mails werden ebenfalls hier abgelegt. Zusätzlich wird der Absender per E-mail über die eingegangene Antwort informiert.

Über den 3-Punkte-Button stehen je nach Dokument unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, beispielsweise:

E-Mails können aus Vorlagen oder frei erstellt und direkt aus Dualoo versendet werden. Der Versand kann auch für einen späteren Zeitpunkt terminiert werden.

Interne Notizen sind Standardmässig nur für Recruiter*Innen sichtbar und werden im Bereich «Kommunikation» gespeichert.

Die Freigabe an bewertende Personen erfolgt über den 3-Punkte-Button. Siehe Punkt 7.

Dokumente können über «Hochladen» oder per Drag-and-drop zum Prozessschritt hinzugefügt werden.

Aus hinterlegten Vorlagen können Dokumente mit Platzhaltern automatisiert als PDF erstellt werden.

Dies eignet sich beispielsweise für Begleitschreiben oder Arbeitsverträge.

Ist für den Prozessschritt eine detaillierte Bewertung hinterlegt, können bewertende Personen hinzugefügt werden.

Diese erhalten eine Benachrichtigung und können die Bewertung direkt in Dualoo durchführen.

Der aktuelle Status der einzelnen Bewertungen ist im Prozessschritt über den Info-Button ersichtlich.

Jeder Prozessschritt verfügt über eine Gesamtbewertung:

Mit «Schritt abschliessen» wird der nächste Prozessschritt gestartet oder der Bewerbungsprozess beendet.

Falls eine andere verantwortliche Person ausgewählt wird, erhält diese automatisch eine Benachrichtigung.