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Bewerbungseingang bei Recruiter oder in Team E-Mail-Inbox?
Bewerbungseingang bei Recruiter oder in Team E-Mail-Inbox?

Lernen Sie die zwei Möglichkeiten kennen wie Bewerbungen eingehen können.

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Verfasst von Raphael Mösch
Vor über einer Woche aktualisiert

Wir zeigen Ihnen die beiden Varianten, die Vor- und Nachteile sowie die Erfassung.

  • Variante 1 (empfohlen): Jeder Recruiter wird über die Bewerbungseingänge seiner Stellen informiert

  • Variante 2: Alle Bewerbungen gehen in einem zentralen E-Mail Postfach ein

Voraussetzungen

  • mindestens: Rechte als Recruiter

  • optional: Rechte als Admin

Variante 1 (empfohlen): Jeder Recruiter wird über die Bewerbungseingänge seiner Stellen informiert

Vor-/Nachteile

+ Einfachste Variante und sehr intuitiv
+ Effizient, da nur die einem selbst betreffenden E-Mails gesichtet werden müssen und nicht alle Infomails über einen Bewerbungseingang laufen.

- Bei Stellvertretungen muss daran gedacht werden, die Stellvertretung im Feld "Bewerbungseingang bei / Kontaktperson Stelleninserat:" zu hinterlegen, bevor man beispielsweise in die Ferien geht. Lesen Sie hier mehr wie Sie dies machen können, respektiv über Stellvertretungen eines Recruiters in Dualoo.

Erfassung auf der Stelle

Beim Ausschreiben der Stelle wird die für die Rekrutierung der Stelle verantwortliche Person im Stelleninserat beim Feld "Bewerbungseingang bei / Kontaktperson Stelleninserat:" ausgewählt und hinterlegt. Diese erhält bei jedem Bewerbungseingang ein Infomail mit dem Direktlink zum Dossier.

Variante 2: Alle Bewerbungen gehen in einer zentralen E-Mail Inbox ein

Vor-/Nachteile

+/- Eingangsbestätigung geht von einer allgemeinen E-Mailadresse an den Bewerber
+ Bei Stellvertretungen muss keine Aktion in Dualoo vorgenommen werden
- Grosser Aufwand beim täglichen Sichten aller Bewerbungseingänge
- User (HR Team) muss bei jeder Stellenausschreibung Recruiter-Rechte erhalten

Fallbeispiele

  • Jobsharing (Teilzeit)

  • ständiger Wechsel bei der Dossierdurchsicht (je nach dem wer grad Zeit hat)

Erfassung auf der Stelle

Beim Ausschreiben einer neuen Stelle wird der User mit Namen "HR Team" o.ä. beim Feld "Bewerbungseingang bei / Kontaktperson Stelleninserat:" ausgewählt. Dabei handelt es sich um einen Trick: Es wird ein User erstellt mit einer allgemeinen E-Mailadresse auf welche alle Recruiter Zugriff haben (z. B. [email protected]). Somit erhält diese E-Mail Adresse bei jedem Bewerbungseingang ein Infomail mit dem Direktlink zum Dossier.

Vorgehen bei Bewerbungseingang

  1. Login mit eigenem User

  2. Verantwortlichkeit anpassen im Dualoo bereits beim Bewerbungseingang

Dadurch ist klar, welcher User diese Bewerbung übernommen hat.

Wichtig bei Teilzeit/Job-Sharing: Wenn bewertende Personen hinzugefügt werden und später eine Bewertung abgegeben wird, geht die Information über die vervollständigte Bewertung an die verantwortliche Person im Prozessschritt. Stellvertretung des E-Mailposteingangs (z.B. über Zugriff oder entsprechende Regel) muss gewährleistet sein.

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