Für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieses Artikels sowie bei Vorfällen wird jegliche Haftung seitens Dualoo abgelehnt. Die Verantwortung sich gegen diese Gefahren zu schützen liegt bei unseren Kunden selbst. Dualoo unterstützt Sie jedoch bestmöglich dabei.

Wir tun unser Möglichstes um Ihnen die maximale Sicherheit zur gewährleisten vor Viren, Spam etc., in den verschiedenen Bereichen, welche mit Dualoo in Zusammenhang stehen. Wir erlauben Bewerbenden beispielsweise ausschliesslich das Hochladen von PDF Dateien. Wir prüfen Dateien auf Viren und Dualoo-Admins können zusätzliche Sicherheit für das Konvertieren von E-Mail Anhängen aktivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

In diesem Artikel geht es um Allgemeine Informationen zu Spam, Phishing oder Erpresser E-Mails.

Ungewöhnliche E-Mail-Adressen werden bereits während der Eingabe erkannt.

Wird eine auffällige oder möglicherweise fehlerhafte E-Mail-Adresse erkannt, werden Bewerber*innen direkt in der Eingabemaske darauf hingewiesen und können die Adresse überprüfen beziehungsweise korrigieren.

Damit können beispielsweise Tippfehler oder ungewöhnliche Schreibweisen frühzeitig erkannt werden.

Zusätzlich wird im entsprechenden Dossier ein Hinweis angezeigt. Recruiter*innen erkennen dadurch, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse möglicherweise überprüft werden sollte.

Hinweis: Eine auffällige E-Mail-Adresse bedeutet nicht automatisch, dass diese ungültig oder missbräuchlich ist. Der Hinweis dient als zusätzliche Unterstützung bei der Prüfung.

Neue Registrierungen werden zusätzlich auf unerwünschte Freemail-Domains geprüft.

Damit können bestimmte Registrierungen eingeschränkt werden, wenn sie von E-Mail-Domains stammen, die häufig für unerwünschte oder automatisierte Registrierungen verwendet werden.

Zusätzlich schützt Friendly Captcha die Registrierung vor automatisierten Spam-Anfragen und erschwert es Bots, automatisiert Registrierungen durchzuführen.

Auch die Anmeldung und Passwortverwaltung von Dualoo werden über einen eigenen Authentifizierungsdienst abgesichert.

Folgende Prozesse laufen zentral über diesen Dienst:

Dabei kommen unter anderem moderne Sicherheitsmechanismen wie ein OAuth-Flow und HttpOnly-Cookies zum Einsatz.

Dadurch werden sicherheitsrelevante Anmeldeprozesse zentral verwaltet und technisch stärker gegen unbefugte Zugriffe abgesichert.

Dualoo setzt auch beim Umgang mit Dateien verschiedene Sicherheitsmassnahmen ein.

Beim Einreichen einer Online-Bewerbung können Bewerber*innen nur unterstützte Dateiformate hochladen. Dateien werden zusätzlich auf potenzielle Gefahren geprüft.

Admins können darüber hinaus einen restriktiveren Umgang mit empfangenen E-Mail-Anhängen aktivieren. Potenziell gefährliche Dateiformate können dadurch automatisch in ein sichereres Format umgewandelt oder blockiert werden.

Technische Schutzmassnahmen können das Risiko reduzieren, ersetzen jedoch nicht die aufmerksame Prüfung von E-Mails.

Besondere Vorsicht ist erforderlich, wenn eine Nachricht unerwartet erscheint, von unbekannten Absender*innen stammt oder ungewöhnliche Aufforderungen enthält.

Verdächtige E-Mails versuchen häufig, Zeitdruck oder Unsicherheit zu erzeugen.

Typische Hinweise können beispielsweise sein:

Ein einzelnes Merkmal bedeutet noch nicht automatisch, dass es sich um eine gefährliche E-Mail handelt. Treffen mehrere dieser Punkte zusammen, sollte die Nachricht jedoch besonders sorgfältig geprüft werden.

Öffnen Sie unerwartete Anhänge nicht, wenn Sie den Absender oder den Grund für die Zustellung nicht eindeutig einordnen können.

Im Recruiting erhalten Sie naturgemäss Dokumente von bisher unbekannten Bewerber*innen. Umso wichtiger ist es, bei ungewöhnlichen Dateiformaten oder unerwarteten Anhängen vorsichtig zu sein.

PDF-Dateien werden in Dualoo direkt angezeigt. Auch bei PDF-Dateien sollte jedoch grundsätzlich auf einen vorsichtigen Umgang geachtet werden.

Wenn Ihnen eine Datei verdächtig erscheint, öffnen oder laden Sie diese nicht herunter und wenden Sie sich gemäss den internen Sicherheitsrichtlinien an Ihre IT-Verantwortlichen.

Klicken Sie nicht auf Links, wenn Ihnen die Nachricht oder das Ziel des Links verdächtig erscheint.

Besondere Vorsicht ist erforderlich, wenn Sie über einen Link aufgefordert werden:

Rufen Sie bekannte Dienste im Zweifelsfall direkt über die Ihnen bekannte Website auf, anstatt einen Link aus der E-Mail zu verwenden.

Antworten Sie nicht auf Nachrichten, deren Echtheit Sie nicht beurteilen können.

Wenn eine E-Mail angeblich von einer bekannten Person stammt, Ihnen aber ungewöhnlich vorkommt, kontaktieren Sie diese Person über einen anderen bekannten Kommunikationsweg, beispielsweise telefonisch.

In Einzelfällen kann es vorkommen, dass das persönliche E-Mail-Konto von Bewerber*innen kompromittiert wird.

In der Vergangenheit gab es beispielsweise Fälle, bei denen über ein kompromittiertes E-Mail-Konto automatisiert unerwünschte Nachrichten an verschiedene Kontakte im Postfach versendet wurden.

Da Bewerber*innen zuvor E-Mails aus Dualoo erhalten hatten – beispielsweise eine automatische Eingangsbestätigung – konnten dadurch auch Dualoo-E-Mail-Adressen beziehungsweise entsprechende Kommunikationsverläufe betroffen sein.

Ein Beispiel einer solchen E-Mail:

image

Bei den bisher bekannten Fällen enthielten die entsprechenden Nachrichten keine Anhänge oder Links. Trotzdem sollten vergleichbare Nachrichten immer vorsichtig behandelt werden.

Wichtig: Der Versand einer verdächtigen Nachricht bedeutet nicht automatisch, dass Dualoo oder das Dualoo-Benutzerkonto betroffen ist. Ursache kann beispielsweise auch ein kompromittiertes E-Mail-Konto der absendenden Person sein.

Wenn Sie eine verdächtige E-Mail über Dualoo erhalten haben:

Falls Sie bereits einen verdächtigen Link geöffnet, eine Datei heruntergeladen oder Zugangsdaten eingegeben haben, informieren Sie unverzüglich Ihre IT-Verantwortlichen und ändern Sie gegebenenfalls die betroffenen Zugangsdaten.

Bei Fragen oder Unsicherheiten steht Ihnen der Dualoo Support gerne zur Verfügung.