On présente tout d’abord la vue d’ensemble du dossier avec ses différentes sections : à gauche, les données personnelles ; à droite, la liste filtrée des dossiers ; et en haut, les informations relatives au poste et à la candidature. Au centre se trouvent les étapes du processus, dont les fonctions seront expliquées plus en détail ci-après.

Les numéros sur la capture d’écran indiquent où se trouvent les fonctions décrites ci-dessous.

Le X en haut à droite permet de masquer la section contenant les données personnelles, tandis que la flèche permet de la réafficher. La vue masquée est également représentée sur la capture d’écran.
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Les données personnelles peuvent être modifiées à l’aide de l’icône en forme de crayon.
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En cas de candidatures multiples, toutes les candidatures s’affichent ici. En cliquant, un menu déroulant s’ouvre, permettant de passer d’une candidature à l’autre ou, en cliquant sur « + », de saisir d’autres candidatures.

Si des notes internes concernant le poste sont disponibles, elles sont signalées par une icône de note. Ces notes peuvent être activées, désactivées et modifiées dans les paramètres du poste sous «Informations sur le poste».

Cette section présente les informations générales sur le poste, telles que le type de poste (apprentissage, employés ou stage), la date de prise d'emploi ainsi que l'emplacement pour lequel le poste a été publié.

Les informations supplémentaires facultatives relatives à la candidature s’affichent ici. En cliquant sur « + », il est possible de saisir des informations complémentaires. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des informations supplémentaires actuellement disponibles:

L’icône en forme de coupe peut être attribuée individuellement et s’affiche dans le dossier ainsi que dans l’aperçu des dossiers.

La date de début au plus tôt indique la date à partir de laquelle le candidat pourrait prendre ses fonctions au plus tôt. Cette information peut être demandée directement dans le formulaire de la candidature, puis affichée dans le dossier. Elle peut également être saisie ou modifiée manuellement.

Une candidature est marquée du tag « Candidature internationale » lorsque l’emplacement du poste, l’adresse de résidence ou la nationalité du candidat se rapportent à des pays différents.

La langue de communication indique dans quelle langue la communication avec le candidat s’effectue. Les modèles d’e-mails s’affichent en priorité dans la langue de communication.

Les prétentions salariales peuvent être demandées directement dans le formulaire de la candidature et s’affichent ensuite ici, dans le dossier. Cette information peut également être saisie manuellement, par exemple si elle est demandée lors de l’entretien d’embauche. Ainsi, la rémunération souhaitée est documentée de manière centralisée pour la suite de l’évaluation de la candidature.

Note: si les indications de salaire du poste sont modifiées (par exemple, passage d’un salaire annuel à un salaire mensuel), les prétentions salariales des candidats sont automatiquement converties. Ainsi, les informations de toutes les candidatures pour un même poste restent comparables.

L’icône en forme de roue dentée permet d’effectuer les réglages suivants ou d’accéder directement aux informations correspondantes.

Accéder directement aux paramètres du poste concerné. Cette fonction n’est disponible que pour les Recruiteurs disposant de droits de modification pour ce poste.

Accéder à l’aperçu du dossier. Le filtre est automatiquement configuré de manière à n’afficher que les dossiers relatifs au poste concerné.

Accéder à la vue d’ensemble des candidatures. Le filtre est automatiquement configuré pour n’afficher que les évaluations relatives au poste correspondant.

Attribuer une candidature à un autre poste, par exemple lorsqu’un candidat a sélectionné la mauvaise année d’apprentissage ou a postulé spontanément. Pour ce faire, sélectionnez le poste souhaité dans le menu déroulant.

Lorsque l’étape en cours n’est pas encore terminée, mais que l’étape suivante doit déjà être lancée en parallèle.

1. Sélectionnez «Créer étape supplémentaire»

2. Sélectionnez l’étape souhaitée et la personne responsable dans le menu déroulant, puis cliquez sur «Créer étape»

Pour l’anonymisation manuelle des candidatures ayant reçu un engagement ou des candidatures de candidat·e·s qui se manifestent de manière proactive avant l’expiration du délai d’anonymisation automatique. Pour en savoir plus sur l’anonymisation, cliquez ici

Lorsque des candidatures individuelles sont supprimées, elles sont effacées du système avec toutes leurs données. Aucune information contextuelle n’est alors disponible pour les évaluations. Cette fonction ne doit être utilisée que pour les candidatures test ou celles qui ont été saisies de manière totalement erronée. Dans tous les autres cas, la candidature doit être anonymisée.

La liste filtrée affiche tous les dossiers dans le même ordre que dans l’aperçu des dossiers, par exemple triés par correspondance ou par nom. Cela permet de passer facilement d’un dossier à l’autre. Le dossier actuellement ouvert est mis en évidence en couleur.

Les numéros sur la capture d’écran indiquent où se trouvent les fonctions décrites ci-dessous.

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Chaque type d’étape dispose de sa propre icône. La couleur indique l’évaluation globale de l’étape. Tant que l’étape est ouverte, l’icône est représentée par un cercle. La date d’échéance est affichée en haut à droite.

Pour la réception de la candidature, la source ou le canal est également affiché, par exemple portail de carrière, Google for Jobs, LinkedIn ou jobs.ch.

Par défaut, la date d’échéance est déterminée en fonction de la date ou de la date de fin de l’étape du processus. En cliquant sur la date d’échéance affichée ou via le menu à trois points, la date d’échéance peut être ajustée individuellement. Plus d'informations ici

Le bouton à trois points permet de modifier les étapes du processus, par exemple :

L’icône en forme de flèche permet de développer ou de réduire les différentes étapes du processus. Par défaut, les étapes terminées sont réduites et s’affichent sur un arrière-plan gris. Les étapes en cours sont développées par défaut et s’affichent sur un arrière-plan blanc.

Seuls les Recruiter peuvent être sélectionnés comme personnes responsables.

La personne est notamment informée lorsqu’une nouvelle étape du processus lui est attribuée ou lorsqu’une évaluation détaillée est terminée. Pour les invitations à des rendez-vous / notifications, la personne responsable figure automatiquement dans la présélection.

Tous les employés disposant d’un accès à Dualoo peuvent être sélectionnés comme personnes exécutantes.

Les informations telles que le prénom et le nom de famille sont également disponibles comme champs prédéfinis pour les modèles d’e-mail, de courrier et d’évaluation. Dans les invitations à des rendez-vous ou les notifications, la personne exécutante figure automatiquement dans la présélection.

Selon le type d’étape, il est possible de saisir la date ainsi que l’heure de début et de fin.

La date est notamment utilisée pour calculer la date d’échéance d’une étape du processus en cours. Pour plus d’informations sur la date d’échéance, cliquez ici.

Exemple pratique: si l’étape «Activité» est utilisée comme «en attente» ou comme «vivier de talents», la date d’échéance peut ici être fixée dans le futur.

Vous trouverez ici l’ensemble des documents et des communications relatifs à l’étape du processus, par exemple :

Les réponses des candidat·e·s aux e-mails sont également archivées ici. De plus, l’expéditeur est informé par e-mail de la réception de la réponse.

Le bouton à trois points donne accès à différentes fonctions selon le document, par exemple:

Les e-mails peuvent être créés à partir de modèles ou rédigés librement, puis envoyés directement depuis Dualoo. L’envoi peut également être programmé pour une date ultérieure.

Par défaut, les notes internes ne sont visibles que par les Recruiteurs et sont enregistrées dans la section «Communication».

Partager avec les personnes évaluant s’effectue via le bouton à trois points. Voir le point 7.

Les documents peuvent être ajoutés à l’étape du processus via «Télécharger» ou par glisser-déposer.

À partir de modèles enregistrés, des documents contenant des espaces réservés peuvent être créés automatiquement au format PDF.

Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée, par exemple, aux lettres d’accompagnement ou aux contrats de travail.

Si une évaluation détaillée est définie pour l’étape du processus, des personnes évaluant peuvent être ajoutées.

Ceux-ci reçoivent une notification et peuvent effectuer l’évaluation directement dans Dualoo.

Le statut actuel de chaque évaluation est visible dans l’étape du processus via le bouton d’information.

Chaque étape du processus dispose d’une évaluation globale :

En cliquant sur «Terminer l’étape», vous lancez l’étape suivante du processus ou mettez fin au processus de candidature.

Si une autre personne responsable est sélectionnée, celle-ci reçoit automatiquement une notification.