Jede Vorlage hat einen Betreff und einen Inhalt, eventuell einen Anhang und wird einer Gestaltungsvorlage zugeordnet. Die Gestaltung wird verwendet um aus dem Inhalt und dem Betreff einen Brief in Ihrem Design zu erstellen.

Den Zusammenhang zwischen Gestaltung und Vorlage können Sie hier nachlesen.

Mit jeder Vorlage können sowohl Briefe als auch E-Mails erstellt werden.

Voraussetzungen

  • Sie brauchen mindestens eine Gestaltung Briefe. Die Anleitung für die Erstellung/Anpassung einer Gestaltung finden Sie hier.
  • Falls Sie Daten aus Dualoo verwenden wollen (z.B. Namen), müssen Sie den Text mit den Platzhaltern von Dualoo erstellen.

Neue Vorlage hinzufügen

1. Klicken Sie im Menü auf "Einstellungen". Unter dem Titel "Modul Rekrutierung" den Unterpunkt "Vorlagen Briefe / E-Mail" auswählen.

2. Wählen Sie zuerst den Prozessschritt aus, für welchen Sie das Dokument hinzufügen wollen.

3. Klicken Sie auf das Pluszeichen um eine neue Vorlage hinzuzufügen.

4. Vergeben Sie im Feld "Bezeichnung" einen Namen für die neue Vorlage (bsp. Bestätigung Schnupperlehre)

5. Der Punkt "Textvorlage" muss aktiviert sein. Falls Sie nur einen Anhang generieren wollen (keine Brief oder E-Mail) können Sie das Häkchen in diesem Fall auch deaktivieren und nur noch ein Dokument hochladen.

6. Unter Gestaltungsvorlage für Briefe muss eine Gestaltung ausgewählt werden. Lesen Sie hier wie Sie eine Gestaltung erstellen oder anpassen können.

7. Unter dem Punkt "Betreff" wird die Betreffzeile des E-Mails und den Inhalt des Platzhalters X_BETREFF definiert. Um den Betreff dynamisch zu gestalten können Platzhalter verwendet werden (hier). Die Platzhalter können bequem über den Punkt "Platzhalter einfügen" platziert werden.

8. Zum Schluss mit einem Klick auf "Speichern" abspeichern.

9. Im Punkt "Inhalt" wird nun der Inhalt/Text der Briefe und Mails hinterlegt. Dieser wird mit dem Platzhalter X_TEXT in die Briefe eingefügt. Auch hier können die Platzhalter bequem mit Platzhalter einfügen platziert werden. Am Schluss wieder mit Speichern abspeichern.

10. Im letzten Punkt können für E-Mails Anhänge und für Briefe weitere Seiten definiert werden. Das Dokument muss als *.docx hochgeladen werden. Auch hier können Platzhalter definiert werden (hier).

11. Im Anschluss muss das Dokument noch im Bewerbungsprozess verlinkt werden (siehe hier im Schritt 5)

Bestehende Vorlage anpassen

1. Klicken Sie im Menü auf "Einstellungen". Unter dem Titel "Modul Rekrutierung" den Unterpunkt"Vorlagen Briefe / E-Mail" auswählen.

2. Wählen Sie zuerst den Prozessschritt aus, für welchen Sie die Vorlage bearbeiten wollen.

3. Wählen Sie nun die Vorlage aus, welche sie anpassen wollen.

4. Gewünschte Anpassung vornehmen.

5. Ab sofort wird das aktualisierte Dokument bei allen verlinkten Prozessschritten verwendet. Wollen Sie die Vorlage einem weiteren Prozessschritt hinzufügen oder allenfalls entfernen? Dann lesen Sie hier im Schritt 5 mehr darüber.

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