Condition préalable
Droits en tant que recruteur (autorisation de collaborer au processus / dossiers)
Un dossier de candidat avec un processus de candidature lancé
Aperçu des différents types d'étapes / étapes du processus:
Selon l'étape du processus / le type d'étape, les recruteurs disposent de différentes options dans le dossier. Cependant, seules les personnes ayant un accès administrateur peuvent modifier les étapes du processus dans les paramètres. Vous trouverez un aperçu de tous les types d'étapes possibles ici.
Aperçu général des fonctions dans l'étape du processus
Les numéros correspondent à la capture d'écran de l'exemple d'étape du processus ci-dessous.
1. Icône du type d'étape
Chaque type d'étape dans Dualoo a une icône spécifique. Celle-ci se colore en fonction de l'évaluation globale et est représentée par un cercle tant que l'étape est ouverte.
Informations supplémentaires: source (canal)
Outre le type d'étape, la source (canal) est affichée lors de la réception d'une candidature/inscription en ligne.
Source/canal selon la publication du poste (par exemple, portail de carrière, site web de l'entreprise, Google for Jobs, LinkedIn, jobs.ch, etc.).
Si une candidature est saisie manuellement, la source indiquée est "Manuel".
Si une étape du processus de type "Refus" est créée via un refus groupé, "Refus groupé" s'affiche comme information supplémentaire.
2. Bouton à 3 points / Bouton de traitement de l'étape
Vous pouvez ici supprimer, clôturer ou ouvrir à nouveau l'étape du processus correspondante, ou encore informer les employés.
3. "Personne responsable"
Seuls les "recruiters" peuvent être des "personnes responsables".
Pour les invitations à des rendez-vous / notifications, la personne responsable est automatiquement présélectionnée.
Cette personne est informée lorsqu'une nouvelle étape lui est attribuée (par exemple, lors de la réception de la candidature en ligne ou lors d'une attribution manuelle) ou lorsque les "personnes évaluant" (supérieurs hiérarchiques).
4. "Personne exécutante"
Les informations telles que le prénom et le nom sont disponibles dans les modèles d'e-mails/de lettres et les schémas d'évaluation sous forme de caractères de remplacement (par exemple, D_PRENOM). Vous trouverez des informations sur le caractère de remplacement "Personne administrative" ici.
Tous les "employés (utilisateurs Dualoo)" peuvent être des "personnes exécutantes".
Dans le cas d'invitations à des rendez-vous / notifications, la personne responsable et la personne exécutante sont automatiquement présélectionnées.
5. "Date" de l'étape
Cette date est disponible sous forme de caractère de remplacement.
Selon le type d'étape, différentes options sont disponibles (par exemple, date de début, date de fin, heure de début et heure de fin).
La date d'échéance (1 jour après la date d'expiration) est également calculée sur la base de cette étape. Attention: pour que l'étape soit affichée comme échue, elle doit encore être ouverte. Une fois terminée, elle n'apparaît plus dans la liste des échéances. Vous trouverez plus d'informations sur l'échéance ici.
Exemple pratique: si l'étape Activité est utilisée comme "en attente" ou comme "vivier de talents", la date d'échéance peut être fixée dans le futur.
6. "Communication"
Tous les documents téléchargés par les candidats ou manuellement sont affichés ici. Mais aussi tous les e-mails, lettres et notes de cette étape du processus.
Les réponses par e-mail des candidats sont affichées sous "Communication". L'expéditeur (utilisateur Dualoo) est informé par e-mail lorsqu'une réponse est reçue d'un candidat.
Si l'étape du processus à partir de laquelle l'e-mail a été initialement envoyé ne peut plus être trouvée (par exemple, si elle a été supprimée), l'e-mail est attribué à la dernière étape ouverte et la personne responsable en est informée.
7. Bouton à 3 points / bouton de traitement dans la zone "Communication"
Différentes options sont disponibles en fonction du type de document. Par exemple: suppression, renommage, modifier ou déplacement de documents, ou encore téléchargement sous forme de fichier Word.
8. "Télécharger | Glisser-déposer"
Télécharger des documents depuis votre PC vers l'étape du processus.
Ces pièces jointes s'affichent sous "Communication".
9. "Créer document"
Créer des lettres ou d'autres documents au format PDF. Les espaces réservés sont alors remplacés.
Ces documents s'affichent sous "Communication".
Exemple pratique 1: lorsque les candidatures sont reçues physiquement par courrier, vous pouvez bien sûr scanner les documents et saisir manuellement le dossier. Cependant, afin de pouvoir renvoyer le dossier physique par courrier postal sans trop d'efforts, vous pouvez créer la lettre d'accompagnement dans votre CD au format PDF et l'imprimer.
Exemple pratique 2: la lettre d'accompagnement pour l'envoi physique des contrats de travail pourrait également être créée en un clic via "Créer document".
Exemple pratique 3: le contrat de travail lui-même peut également être doté de espaces réservés et ainsi être créé automatiquement. Les documents peuvent également être téléchargés au format Word à l'aide du bouton à trois points, puis complétés avec des informations supplémentaires (par exemple, salaire, numéro AVS, etc.).
10. "Envoyer un e-mail"
Créez et envoyez des e-mails à partir des modèles ou librement.
Possibilité de programmer l'envoi à une date ultérieure.
Les e-mails envoyés et reçus sont affichés sous "Communication".
Information: si la date est fixée dans le futur à l'étape "Refus", l'envoi de l'e-mail est automatiquement programmé à cette date.
11. "Note interne"
Les notes sont également affichées dans la communication et ne sont visibles que par les user disposant de droits de recruteur.
Les personnes évaluant n'ont pas accès au dossier et ne voient pas ces commentaires.
12. Évaluations détaillées:
Cette option n'est affichée que si l'étape a enregistré l'"évaluation détaillée" dans les paramètres (ici). Une "évaluation détaillée" est donc facultative.
En cliquant sur le bouton "Ajouter des personnes évaluant", tous les users saisis (tous les rôles) peuvent être sélectionnés. Ces "personnes évaluant" reçoivent une notification par e-mail et peuvent alors procéder à une évaluation dans la section "évaluations" et y consulter les pièces jointes de l'étape correspondante du processus.
Toutes les personnes ainsi que le statut de l'évaluation détaillée sont affichés ici.
En cliquant sur l'icône d'information derrière chaque évaluation, vous pouvez afficher des informations supplémentaires. - Quand les personnes évaluant ont été invitées et par qui. - Quand un rappel a été envoyé. - Quand l'évaluation a été terminée.
En cliquant sur le bouton "Ouvrir la vue d'évaluation", vous pouvez consulter tous les critères individuels et les commentaires.
13. "Évaluation globale" de l'étape
Cette option d'évaluation est obligatoire à chaque étape du processus.
Un système de feux tricolores est utilisé avec l'échelle "insuffisant", "suffisant" et "bien"; l'icône de l'étape du processus est colorée en conséquence.
L'évaluation est intégrée à l'évaluation globale de la candidature dans l'indice de correspondance à l'aide d'un algorithme. Vous trouverez de plus amples informations sur l'indice de correspondance ici.
"Aucune" peut être sélectionné si une étape n'a aucune influence sur l'évaluation. Par exemple, pour une étape du processus de type "Activité / En attente" ou "Refus" et "Acceptation".
14. "Terminer l'étape"
Cliquer sur "Terminer l'étape" déclenche l'étape suivante ou interrompt le processus (ici)
Il faut sélectionner la "personne responsable" ("recruteur") suivante. Si vous ne vous sélectionnez pas vous-même, un e-mail de notification est automatiquement envoyé à cette personne.
Une fois l'étape terminée, la vue est réduite. Vous pouvez l'agrandir à tout moment en cliquant sur la double flèche.
Exemple d'étape du processus
Possibilités d'application pour différentes étapes du processus
Vous trouverez ci-dessous quelques informations sur les possibilités d'application pour différentes étapes du processus. Pour certaines étapes, des instructions séparées sont disponibles dans le centre d'aide.
1. Réception de la candidature
Vous trouverez les différentes possibilités pour transmettre un dossier, avec ou sans présélection, au supérieur hiérarchique: ici
2. Entretien d'embauche / entretien vidéo
Pour les entretiens d'embauche, Dualoo propose directement d'envoyer une invitation interne via le calendrier dès que toutes les données relatives au rendez-vous ont été saisies. C'est également le cas pour les entretiens vidéo, où le lien vers la réunion vidéo est également inséré directement dans le lieu. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici:
3. Événement d'une ou plusieurs journées
(nom actuel: Événement d'und journée / Événement de plusieurs jours)
Ces étapes du processus sont principalement utilisées dans le recrutement de collaborateurs pour les stages d'essai. Plusieurs membres de l'équipe peuvent également être ajoutés en tant que "personnes évaluant", qui ne voient pas automatiquement tous les documents de candidature des candidats lorsqu'ils sont autorisés à partager cette étape.
Dans le recrutement d'apprentis, ces étapes du processus sont souvent utilisées pour les explorations professionnelles et les Événement de plusieurs jours, puis un formulaire d'évaluation est directement créé dans les évaluations détaillées de Dualoo afin de fournir un retour d'information aux élèves. Vous pouvez voir comment cela fonctionne ici.
4. Activité
Étant donné que l'étape «Activité» du processus contient uniquement une date (sans heure de début ni de fin), elle peut être utilisée de manière particulièrement flexible. Dans la pratique, cette étape du processus est souvent utilisée pour mettre le dossier des candidats en attente ou en suspens. La «date de l'événement» correspond à la date d'échéance à laquelle le prochain rappel doit avoir lieu.
Autres applications typiques:
Entretiens téléphoniques sans date fixe
Réserve de talents
Évaluations externes
Examens médicaux
Autres étapes importantes à franchir dans le processus
Informations complémentaires:
5. Acceptation
À l'étape "Acceptation", il est également possible de créer un projet de contrat de travail. Grâce à Dualoo Admin, un modèle avec des espaces réservés peut être créé. Ce document peut ensuite être généré automatiquement à cette étape et téléchargé au format Word via le bouton à trois points, puis complété avec les informations supplémentaires (par exemple, salaire, numéro AVS, etc.).
6. Refus
Si vous effectuez les refus par téléphone, vous pouvez simplement noter ici la date à laquelle cet appel a été passé. Si vous fixez la date dans le futur, l'envoi de l'e-mail sera automatiquement programmé à cette date.
Sous "Refus par", vous pouvez désormais choisir si le refus a été effectué par votre entreprise ou par le candidat.