Condition préalable
Droits en tant que recruteur (autorisation de collaborer au processus / dossiers)
Un dossier de candidat avec un processus de candidature lancé
Aperçu des différents types d'étapes / étapes du processus:
Selon l'étape du processus / le type d'étape, différentes options sont disponibles pour les 'recruteurs' dans le dossier. Les étapes du processus ne peuvent toutefois être modifiées que par les 'admins' dans les 'paramètres'. Vous trouverez ici un aperçu de tous les types d'étapes possibles.
Aperçu général des fonctions dans l'étape de processus
Les numéros correspondent à la capture d'écran de l'étape de processus type ci-dessous.
1. Icône du type d'étape
Chaque type d'étape dans Dualoo a une icône spécifique. Celle-ci se colore en fonction de l'évaluation globale et elle est représentée par un cercle tant que l'étape est ouverte.
Information supplémentaire: source (canal)
En plus du type d'étape, la source (canal) est affichée lors de la réception d'une candidature / inscription en ligne.
Source / canal selon la publication du poste
(ex. portail de carrière site web de l'entreprise, Google for Jobs, LinkedIn, jobs.ch, etc.)
Si une candidature est saisie manuellement, la source indiquée est "Manuel".
Si une étape du processus de type refus est créée via un refus de masse, "refus de masse" est affiché comme information supplémentaire.
2. Bouton à 3 points / bouton de modification de l'étape
Ici, vous pouvez supprimer, clore ou rouvrir l'étape du processus correspondante ou encore informer les employés.
3. 'Personne responsable'.
Seuls les 'recruteurs' peuvent être des 'personnes responsables'.
Lors des invitations à des rendez-vous / notifications, la personne responsable est automatiquement présélectionnée.
Cette personne est informée lorsqu'une nouvelle étape lui est attribuée (par ex. lors de l'arrivée de candidatures en ligne ou également lors d'une attribution manuelle) ou lors de la clôture d'évaluations détaillées par les 'personnes évaluatrices' (responsables hiérarchiques).
4. 'Personne chargée de l'exécution'.
Les informations telles que le prénom et le nom sont disponibles sous forme de caractères génériques dans les modèles de mail/lettre ainsi que dans les schémas d'évaluation (par ex. D_VORNAME). Vous trouverez ici des informations sur le caractère de remplacement 'Personne administrative'.
Tous les 'collaborateurs' (Dualoo User) peuvent être des 'personnes exécutantes'.
Lors d'invitations à des rendez-vous / notifications, le responsable et la personne chargée de l'exécution sont automatiquement présélectionnés.
5. La 'date' de l'étape
Cette date est disponible en tant que caractère de remplacement.
Selon le type d'étape, il existe différentes options (par ex. date de début, date de fin, heure de début et heure de fin).
L'échéance (1 jour après l'expiration de la date) est également calculée sur la base de cette étape. Attention : pour que l'étape apparaisse comme échue, elle doit encore être ouverte. Dès qu'elle est terminée, elle n'apparaît pas dans la liste des échéances. Plus d'informations sur l'échéance ici.
Exemple pratique : Si l'étape Pause est utilisée comme "on hold" ou comme "Talentpool", la date d'échéance peut être définie ici dans le futur.
6. 'Communication'.
Ici sont affichés tous les documents qui ont été téléchargés par les candidats ou manuellement. Mais aussi tous les e-mails, lettres et notes de cette étape du processus.
Les réponses par e-mail des candidats sont affichées sous communication. L'expéditeur (Dualoo User) est informé par e-mail lorsqu'une réponse est reçue d'un candidat.
Si l'étape du processus à partir de laquelle l'e-mail a été envoyé ne peut plus être trouvée (par ex. si elle a été supprimée), l'e-mail est attribué à la dernière étape du processus ouverte et la personne responsable est informée.
7. Bouton à 3 points / bouton d'édition dans la zone 'Communication'.
Différentes options sont disponibles en fonction du type de document. Par exemple : Supprimer, renommer, modifier ou déplacer des documents ou encore les télécharger sous forme de fichiers Word.
8. 'Télécharger | Glisser-déposer'.
Télécharger des documents du PC vers l'étape du processus.
Ces pièces jointes s'affichent sous 'Communication'.
9. 'Générer un document'.
Créer des lettres ou d'autres documents au format PDF. Les caractères de remplacement sont alors remplacés.
Ces documents s'affichent sous 'Communication'.
Exemple pratique 1 : si les candidatures arrivent physiquement par la poste, vous pouvez bien sûr scanner les documents et saisir le dossier manuellement. Mais pour que vous puissiez renvoyer le dossier physique par la poste sans trop d'efforts, vous pouvez créer la lettre d'accompagnement dans votre CD au format PDF et l'imprimer.
Exemple pratique 2 : la lettre d'accompagnement pour l'envoi physique des contrats de travail pourrait également être créée en appuyant sur un bouton via 'Générer un document'.
Exemple pratique 3 : le contrat de travail lui-même peut également être pourvu de caractères de remplacement et ainsi être créé de manière automatisée. Les documents peuvent également être téléchargés au format Word via le bouton 3 points, puis complétés avec les autres informations (p. ex. salaire, numéro AVS, etc.).
10. 'Envoyer un e-mail'.
Création et envoi d'e-mails à partir des modèles ou librement.
Possibilité de programmer l'envoi dans le futur.
Ces e-mails envoyés et reçus sont affichés sous 'Communication'.
Information : si la date est fixée dans le futur lors de l'étape 'Annulation', l'envoi de l'e-mail est automatiquement programmé à cette date.
11. 'Note interne'.
Les notes sont également affichées dans la communication et ne sont visibles que pour les utilisateurs ayant des droits de recruteur.
Les personnes qui évaluent n'ont pas accès au dossier et ne voient pas ces commentaires.
12. Évaluations détaillées:
Cette option n'est affichée que si l'étape a défini une 'évaluation détaillée' dans les paramètres (ici). Une 'évaluation détaillée' est donc facultative.
En cliquant sur le bouton 'Ajouter des évaluateurs', tous les utilisateurs saisis (tous les rôles) peuvent être sélectionnés. Ces 'évaluateurs' reçoivent une notification par e-mail et peuvent alors effectuer une évaluation dans la zone 'Evaluations' et y voir les pièces jointes de l'étape de processus correspondante.
Toutes les personnes et également le statut de l'évaluation détaillée sont affichés ici.
En cliquant sur l'icône d'information derrière chaque Évaluation, il est possible d'afficher des informations supplémentaires.
- Quand les personnes évaluantes ont été invitées par quelle personne.
- Quand un rappel a été envoyé.
- Quand l'évaluation a été terminée.
En cliquant sur le bouton 'Ouvrir la vue de l'évaluation', tous les critères individuels et les commentaires peuvent être consultés.
13. 'Evaluation globale' de l'étape
Cette option d'évaluation est obligatoire dans chaque étape du processus.
Un système de feux tricolores est utilisé avec une échelle "insuffisant", "suffisant" et "bon", l'icône de l'étape du processus est colorée en conséquence.
L'évaluation est prise en compte par un algorithme dans l'évaluation globale de la candidature dans l'index de matching. Pour plus d'informations sur le Matching Index, cliquez ici.
"Aucune" peut être sélectionnée si une étape ne doit pas avoir d'influence sur l'évaluation. Par exemple, pour une étape de processus de type "Pause / On hold" ou pour les "Refus" et les "Acceptations".
14. 'Terminer l'étape'.
Le fait de cliquer sur 'Terminer l'étape' déclenche l'étape suivante ou interrompt le processus (ici).
Il faut choisir la prochaine 'personne responsable' ('recruteur'). Si l'on ne se choisit pas soi-même, un e-mail de notification est automatiquement envoyé à cette personne.
Après la fermeture de l'étape, la vue est réduite. Il est possible de l'ouvrir à tout moment en cliquant sur la double flèche.
Possibilités d'application de différentes étapes du processus
Vous trouverez ci-dessous quelques informations sur les possibilités d'utilisation de différentes étapes du processus. Pour certaines étapes du processus, il existe des instructions séparées dans le centre d'aide.
1. Réception de la candidature
Vous trouverez ici les différentes possibilités de transmettre un dossier, avec ou sans présélection, au supérieur hiérarchique.
2. Entretien d'embauche / entretien vidéo
Pour les entretiens d'embauche, Dualoo propose directement qu'une invitation interne au calendrier soit envoyée dès que toutes les données du rendez-vous ont été saisies. C'est également le cas pour les entretiens vidéo où, en plus, le lien vers la réunion vidéo est directement inséré dans le lieu. Pour en savoir plus, cliquez ici:
3. événement d'un jour ou de plusieurs jours
(nom actuel : stage d'un jour /apprentissage à l'essai)
Ces étapes du processus sont utilisées dans le recrutement de collaborateurs, surtout pour les travaux d'essai. Il est possible d'ajouter plusieurs membres de l'équipe en tant que 'personnes évaluatrices', qui, en autorisant cette étape, ne voient pas automatiquement tous les dossiers de candidature des candidats.
Dans le recrutement des apprentis, ces étapes du processus sont souvent utilisées pour les explorations professionnelles & les apprentissages à l'essai, puis un formulaire d'évaluation est créé directement dans les évaluations détaillées de Dualoo en tant que feedback pour les élèves*. Vous pouvez voir comment cela fonctionne ici.
4. Pause
Comme l'étape de processus "Pause" ne contient qu'une date, sans heure de début ni de fin, cette étape peut être utilisée de la manière la plus flexible.
Dans la pratique, cette étape du processus est souvent utilisée pour "attendre ou mettre en attente" un dossier de candidat. Sous Date de pause : il suffit de définir la date d'échéance à laquelle le prochain rappel doit avoir lieu.
D'autres applications sont possibles : Les entretiens téléphoniques sans date fixe, le pool de talents, les évaluations externes ou encore les examens médicaux et autres étapes qui doivent être franchies dans le processus.
Vous pouvez voir ici comment le cas Talentpool peut être utilisé.
5. Analyse de la personnalité
Vous trouverez ici les instructions relatives à l'étape Identifier l'analyse de la personnalité. Vous pouvez bien entendu intégrer d'autres fournisseurs d'analyses de personnalité, que vous traiterez ensuite manuellement.
6. Engagement
Dans l'étape 'Promesse', un projet de contrat de travail pourrait également être créé. L'administrateur de Dualoo peut ajouter des espaces réservés à un modèle. Ce document peut ensuite être créé automatiquement dans cette étape et être téléchargé au format Word via le bouton 3 points, puis complété avec les autres informations (p. ex. salaire, numéro AVS, etc.).
7. Annulation
Si vous annulez toujours par téléphone, vous pouvez simplement noter ici dans les notes la date à laquelle cet appel téléphonique a eu lieu. Si vous fixez la date dans le futur, l'envoi de l'e-mail sera automatiquement programmé à cette date. Vous pouvez voir ici comment faire une annulation en masse.