Voraussetzung

Rechte als Recruiter (Berechtigung im Prozess / Dossiers mitzuarbeiten)
Ein Kandidatendossier mit einem gestarteten Bewerbungsprozess

Übersicht verschiedene Schritt Typen / Prozessschritte:

Je nach Prozessschritt / Schritt-Typ stehen den Recruitern verschiedene Optionen im Dossier zur Verfügung. Die Prozessschritte können jedoch nur von Adminis in den Einstellungen bearbeitet werden. Eine Übersicht über alle möglichen Schritttypen finden Sie hier.

Allgemeine Funktionsübersicht im Prozessschritt

Die Nummern entsprechen dem Screenshot des Muster-Prozessschrittes unten.

1. Icon des Schritt Typs
Jeder Schritt Typ in Dualoo hat ein spezifisches Icon. Dieses färbt sich anhand der Gesamtbewertung ein und es wird mit einem Kreis dargestellt, solange der Schritt offen ist.

Zusatzinformation: Quelle (Kanal)

Neben dem Schritt Typ wird die Quelle (Kanal) beim Eingang einer online Bewerbung / Anmeldung angezeigt.

Quelle / Kanal gemäss der Veröffentlichung der Stelle
(Bsp. Karriereportal Firmenwebseite, Google for Jobs, LinkedIn, jobs.ch, etc.).
Wird eine Bewerbung manuell erfasst, wird als Quelle "Manuell" angegeben.
Wird ein Prozessschritt vom Typ Absage über eine Massenabsage erstellt, wird "Massenabsage" als Zusatzinformation angezeigt.

2. 3-Punkte Button / Bearbeitungsbutton des Schrittes
Hier können Sie den entsprechenden Prozessschritt löschen, abschliessen oder erneut öffnen oder auch Mitarbeitende benachrichtigen.

3. 'Verantwortliche Person'

Nur ‘Recruiter’ können ‘Verantwortliche Personen’ sein.
Bei Termineinladungen / Benachrichtigungen ist die Verantwortliche Personen automatisch in der Vorauswahl.
Diese Person wird informiert, wenn ihr ein neuer Schritt zugeteilt wird (Bsp. bei Online Bewerbungseingängen oder auch bei manueller Zuteilung) oder bei Abschluss von detaillierte Bewertungen durch die ‘Bewertenden Personen’ (Linienvorgesetzen).

4. 'Durchführende Person'

Informationen, wie Vor- und Nachname sind in Mail-/Briefvorlagen sowie Bewertungsschemen als Platzhalter verfügbar (z.B. D_VORNAME). Informationen zum Platzhalter 'Administrative Person' finden Sie hier.
Alle ‘Mitarbeitende (Dualoo User) können ‘Durchführende Personen’ sein.
Bei Termineinladungen / Benachrichtigungen ist die Verantwortliche sowie die Durchführende Person automatisch in der Vorauswahl.

5. 'Datum' des Schrittes

Dieses Datum ist als Platzhalter verfügbar.
Je nach Schritt Typ gibt es unterschiedliche Optionen (Bsp. Start-, Enddatum sowie Start- und Endzeit).
Auf Basis von diesem Schritt wird auch die Fälligkeit (jeweils 1 Tag nach Ablauf des Datums) berechnet. Achtung: Damit der Schritt als fällig angezeigt wird, muss dieser noch offen sein. Sobald dieser abgeschlossen wurde, erscheint er nicht in der Fälligkeitsliste. Mehr Informationen zur Fälligkeit hier.
Praxisbeispiel: Wird der Schritt Pause als “on hold” oder als “Talentpool” verwendet, kann hier das Fälligkeits-Datum in der Zukunft gesetzt werden.

6. ‘Kommunikation’
Hier werden alle Unterlagen angezeigt, welche durch die Bewerbenden oder manuell hochgeladen wurden. Aber auch alle E-Mails, Briefe und Notizen dieses Prozessschrittes.

E-Mail Antworten von Bewerbenden werden unter Kommunikation angezeigt. Der Absender (Dualoo User) wird per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Antwort von einem Bewerbenden eingeht.
Sollte der Prozessschritt, aus welchem die E-Mail ursprünglich gesendet wurde, nicht mehr gefunden werden (Bsp. wenn dieser gelöscht wurde), dann wird die E-Mail dem letzten offenen Schritt zugeteilt und die Verantwortliche Person informiert.

7. 3-Punkte Button / Bearbeitungsbutton im Bereich ‘Kommunikation’
Je nach Dokumenttyp stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Beispielsweise: Löschen, Umbenennung, Bearbeitung oder Verschieben von Dokumenten oder auch den Download als Word Datei.

8. ‘Hochladen | Drag & Drop’

Dokumente vom PC in den Prozessschritt hochladen.
Diese Anhänge werden unter ‘Kommunikation’ angezeigt.

9. 'Dokument generieren'

Briefe oder andere Dokumente als PDF erstellen. Platzhalter werden dabei ersetzt.
Diese Dokumente werden unter ‘Kommunikation’ angezeigt.
Praxisbeispiel 1: Wenn Bewerbungen physisch per Post eingehen, können Sie die Unterlagen natürlich scannen und das Dossier manuell erfassen. Damit Sie aber das physische Dossier mit wenig Aufwand per Post retournieren können, können Sie das Begleitschreiben in Ihrem CD als PDF erstellen und ausdrucken.
Praxisbeispiel 2: Auch das Begleitschreiben für den physischen Versand von Arbeitsverträgen könnte per Knopfdruck über ‘Dokument generieren’ erstellt werden.
Praxisbeispiel 3: Auch der Arbeitsvertrag selbst kann mit Platzhaltern versehen werden und dadurch automatisiert erstellt werden. Dokumente können über den 3-Punkte Button auch als Word heruntergeladen werden und dann mit den weiteren Informationen (Bsp. Lohn, AHV Nummer etc.) ergänzt werden.

10. 'E-Mail senden'
E-Mails aus den Vorlagen oder frei erstellen und versenden.
Möglichkeit den Versand in die Zukunft zu terminieren.
Dies versendeten und empfangenen E-Mails werden unter ‘Kommunikation’ angezeigt.
Information: Wenn beim Schritt ‘Absage’ das Datum in die Zukunft gesetzt wird, wird der Versand des E-Mails automatisch auf dieses Datum terminiert.

11. 'Interne Notiz'

Die Notizen werden ebenfalls in der Kommunikation angezeigt und sind nur für User mit Recruiter Rechten ersichtlich.
Bewertende Personen haben keine Einsicht ins Dossier und sehen diese Kommentare nicht.

12. Detaillierte Bewertungen:

Diese Option wird nur angezeigt, wenn der Schritt in den Einstellungen die 'detaillierte Bewertung' hinterlegt hat (hier). Eine ‘detaillierte Bewertung’ ist also optional.
Durch Klicken auf den Button 'Bewertende Personen hinzufügen' können alle erfasste User (alle Rollen) ausgewählt werden. Diese ‘Bewertenden Personen’ erhalten diese eine Benachrichtigung per E-Mail und können dann eine Bewertung im Bereich ‘Bewertungen’ vornehmen und dort auch die Anhänge des jeweiligen Prozessschrittes sehen.
Alle Personen und auch der Status der detaillierten Bewertung wird hier angezeigt.
Durch Klicken des Info-Icons hinter jeder Bewertung, können weitere Informationen angezeigt werden.
- Wann die Bewertenden Personen durch welche Person eingeladen wurden.
- Wann ein Reminder versendet wurde.
- Wann die Bewertung abgeschlossen wurde.
Durch Klicken auf den Button ‘Bewertungsansicht öffnen’ können alle einzelnen Kriterien und die Kommentare betrachtet werden.

13. 'Gesamtbewertung' des Schrittes
Diese Bewertungsoption ist zwingend in jedem Prozessschritt.
Ampelsystem wird verwendet mit der Skala “ungenügend”, “genügend” und “gut” entsprechend wird das Icon des Prozessschrittes eingefärbt.
Die Bewertung fliesst mittels Algorithmus in die Gesamtbewertung der Bewerbung im Matching-Index ein. Weitere Informationen zum Matching Index finden Sie hier.
“Keine” kann ausgewählt werden, wenn ein Schritt keinen Einfluss auf die Bewertung haben soll. Beispielsweise bei einem Prozessschritt des Typs “Pause / On hold” oder bei “Absagen” und “Zusagen”.

14. 'Schritt abschliessen'

Das klicken von ‘Schritt abschliessen’ löst den nächsten Schritt aus oder unterbricht den Prozess (hier)
Es muss die nächste ‘Verantwortliche Person’ (‘Recrutier’) ausgewählt werden. Wählt man nicht sich selber aus, wird automatisch ein Benachrichtigungs E-Mail an diese Person gesendet.
Nachdem der Schritt geschlossen wurde, wird die Ansicht verkleinert. Dies kann jederzeit durch klicken auf den Doppelpfeil aufgeklappt werden.

Muster-Prozessschritt

Anwendungsmöglichkeiten verschiedene Prozessschritte

Nachfolgend finden Sie einige Informationen zu den Anwendungsmöglichkeiten zu verschiedener Prozessschritten. Für einige Prozessschritte gibt es separate Anleitungen im Helpcenter.

1. Bewerbungseingang
Die verschiedenen Möglichkeiten um ein Dossier, mit oder ohne Vorselektion, an die Linienvorgesetzte weiter zu leiten finden Sie: hier

2. Vorstellungsgespräch / Videointerview
Bei den Vorstellungsgesprächen wird durch Dualoo direkt vorgeschlagen, dass eine interne Kalendereinladung versendet wird, sobald alle Daten vom Termin eingegeben wurden. Dies ist auch bei Videointerviews der Fall, wo zudem im Ort direkt der Link zum Videomeeting eingefügt wird. Mehr dazu finden Sie hier:

3. Eintages- oder Mehrtagesevent
(aktuelles Naming: Tagespraktikum /Schnupperlehre)
Diese Prozessschritte werden in der Mitarbeitendenrekrutierung vor allem für Probearbeiten verwendet. Dabei können auch mehrere Teammitglieder als ‘Bewertende Personen’ hinzugefügt werden, welche durch die Freigabe für diesen Schritt nicht automatisch alle Bewerbungsunterlagen der Kandidaten sehen.

In der Lernendenrekrutierung werden diese Prozessschritte oftmals für die Berufserkundungen & Schnupperlehren verwendet und dann direkt in den detaillierten Bewertungen von Dualoo ein Bewertungsbogen als Feedback für die Schüler*innen erstellt. Wie dies geht sehen Sie hier.

4. Pause
Da der Prozessschritt “Pause” nur ein Datum enthält, ohne Start- und Endzeit kann dieser Schritt am flexibelsten genutzt werden.

In der Praxis wird dieser Prozessschritt oftmals für ein “Abwarten oder On-Hold-setzen” eines Kandidatendossiers genutzt. Unter Datum Pause: wird einfach das Fälligkeitsdatum gesetzt, wann der nächste Reminder erfolgen soll.

Weitere Anwendungen sind: Telefoninterviews ohne fixen Termin, Talentpool, externe Assessments oder auch ärztliche Untersuche und andere Meilensteine, welche im Prozess durchlaufen werden müssen.
Wie der Fall Talentpool genutzt werden kann sehen Sie hier.

5. Persönlichkeitsanalyse
Hier finden Sie die Anleitung für den Schritt Persönlichkeitsanalyse Identify. Sie können aber selbstverständlich auch andere Anbieter von Persönlichkeitsanalysen integrieren, welche Sie dann manuell bearbeiten.

6. Zusage
Im Schritt ‘Zusage’ könnte auch ein Entwurf des Arbeitsvertrags erstellt werden. Durch den Dualoo Admin kann eine Vorlage mit Platzhaltern versehen werden. Dieses Dokument kann dann automatisiert in diesem Schritt erstellt werden und über den 3-Punkte Button auch als Word heruntergeladen werden und dann mit den weiteren Informationen (Bsp. Lohn, AHV Nummer etc.) ergänzt werden.

7. Absage

Wenn Sie Absagen jeweils telefonisch machen, dann können Sie hier einfach in den Notizen festhalten, wann dieses Telefonat gemacht wurde. Wenn Sie das Datum in die Zukunft setzen, wird der Versand des E-Mails automatisch auf dieses Datum terminiert. Wie Sie eine Massenabsage machen können sehen Sie hier.