Rechte als Recruiter (Berechtigung im Prozess / Dossiers mitzuarbeiten)

Ein Kandidatendossier mit einem gestarteten Bewerbungsprozess

Quelle / Kanal gemäss der Veröffentlichung der Stelle
(Bsp. Karriereportal Firmenwebseite, Google for Jobs, LinkedIn, jobs.ch, etc.).

Wird eine Bewerbung manuell erfasst, wird als Quelle "Manuell" angegeben.

Wird ein Prozessschritt vom Typ Absage über eine Massenabsage erstellt, wird "Massenabsage" als Zusatzinformation angezeigt.
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Nur ‘Recruiter’ können ‘Verantwortliche Personen’ sein.

Bei Termineinladungen / Benachrichtigungen ist die Verantwortliche Personen automatisch in der Vorauswahl.

Diese Person wird informiert, wenn ihr ein neuer Schritt zugeteilt wird (Bsp. bei Online Bewerbungseingängen oder auch bei manueller Zuteilung) oder bei Abschluss von detaillierte Bewertungen durch die ‘Bewertenden Personen’ (Linienvorgesetzen).
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Informationen, wie Vor- und Nachname sind in Mail-/Briefvorlagen sowie Bewertungsschemen als Platzhalter verfügbar (z.B. D_VORNAME). Informationen zum Platzhalter 'Administrative Person' finden Sie hier.

Alle ‘Mitarbeitende (Dualoo User) können ‘Durchführende Personen’ sein.

Bei Termineinladungen / Benachrichtigungen ist die Verantwortliche sowie die Durchführende Person automatisch in der Vorauswahl.
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Dieses Datum ist als Platzhalter verfügbar.

Je nach Schritt Typ gibt es unterschiedliche Optionen (Bsp. Start-, Enddatum sowie Start- und Endzeit).

Auf Basis von diesem Schritt wird auch die Fälligkeit (jeweils 1 Tag nach Ablauf des Datums) berechnet. Achtung: Damit der Schritt als fällig angezeigt wird, muss dieser noch offen sein. Sobald dieser abgeschlossen wurde, erscheint er nicht in der Fälligkeitsliste. Mehr Informationen zur Fälligkeit hier.

Praxisbeispiel: Wird der Schritt Pause als “on hold” oder als “Talentpool” verwendet, kann hier das Fälligkeits-Datum in der Zukunft gesetzt werden.

E-Mail Antworten von Bewerbenden werden unter Kommunikation angezeigt. Der Absender (Dualoo User) wird per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Antwort von einem Bewerbenden eingeht.

Sollte der Prozessschritt, aus welchem die E-Mail ursprünglich gesendet wurde, nicht mehr gefunden werden (Bsp. wenn dieser gelöscht wurde), dann wird die E-Mail dem letzten offenen Schritt zugeteilt und die Verantwortliche Person informiert.

Dokumente vom PC in den Prozessschritt hochladen.

Diese Anhänge werden unter ‘Kommunikation’ angezeigt.

Briefe oder andere Dokumente als PDF erstellen. Platzhalter werden dabei ersetzt.

Diese Dokumente werden unter ‘Kommunikation’ angezeigt.

Praxisbeispiel 1: Wenn Bewerbungen physisch per Post eingehen, können Sie die Unterlagen natürlich scannen und das Dossier manuell erfassen. Damit Sie aber das physische Dossier mit wenig Aufwand per Post retournieren können, können Sie das Begleitschreiben in Ihrem CD als PDF erstellen und ausdrucken.

Praxisbeispiel 2: Auch das Begleitschreiben für den physischen Versand von Arbeitsverträgen könnte per Knopfdruck über ‘Dokument generieren’ erstellt werden.

Praxisbeispiel 3: Auch der Arbeitsvertrag selbst kann mit Platzhaltern versehen werden und dadurch automatisiert erstellt werden. Dokumente können über den 3-Punkte Button auch als Word heruntergeladen werden und dann mit den weiteren Informationen (Bsp. Lohn, AHV Nummer etc.) ergänzt werden.
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10. 'E-Mail senden'

E-Mails aus den Vorlagen oder frei erstellen und versenden.

Möglichkeit den Versand in die Zukunft zu terminieren.

Dies versendeten und empfangenen E-Mails werden unter ‘Kommunikation’ angezeigt.

Information: Wenn beim Schritt ‘Absage’ das Datum in die Zukunft gesetzt wird, wird der Versand des E-Mails automatisch auf dieses Datum terminiert.
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Die Notizen werden ebenfalls in der Kommunikation angezeigt und sind nur für User mit Recruiter Rechten ersichtlich.

Bewertende Personen haben keine Einsicht ins Dossier und sehen diese Kommentare nicht.
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Diese Option wird nur angezeigt, wenn der Schritt in den Einstellungen die 'detaillierte Bewertung' hinterlegt hat (hier). Eine ‘detaillierte Bewertung’ ist also optional.

Durch Klicken auf den Button 'Bewertende Personen hinzufügen' können alle erfasste User (alle Rollen) ausgewählt werden. Diese ‘Bewertenden Personen’ erhalten diese eine Benachrichtigung per E-Mail und können dann eine Bewertung im Bereich ‘Bewertungen’ vornehmen und dort auch die Anhänge des jeweiligen Prozessschrittes sehen.

Alle Personen und auch der Status der detaillierten Bewertung wird hier angezeigt.

Durch Klicken des Info-Icons hinter jeder Bewertung, können weitere Informationen angezeigt werden.
- Wann die Bewertenden Personen durch welche Person eingeladen wurden.
- Wann ein Reminder versendet wurde.
- Wann die Bewertung abgeschlossen wurde.

Durch Klicken auf den Button ‘Bewertungsansicht öffnen’ können alle einzelnen Kriterien und die Kommentare betrachtet werden.
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13. 'Gesamtbewertung' des Schrittes

Diese Bewertungsoption ist zwingend in jedem Prozessschritt.

Ampelsystem wird verwendet mit der Skala “ungenügend”, “genügend” und “gut” entsprechend wird das Icon des Prozessschrittes eingefärbt.

Die Bewertung fliesst mittels Algorithmus in die Gesamtbewertung der Bewerbung im Matching-Index ein. Weitere Informationen zum Matching Index finden Sie hier.

“Keine” kann ausgewählt werden, wenn ein Schritt keinen Einfluss auf die Bewertung haben soll. Beispielsweise bei einem Prozessschritt des Typs “Pause / On hold” oder bei “Absagen” und “Zusagen”.
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Das klicken von ‘Schritt abschliessen’ löst den nächsten Schritt aus oder unterbricht den Prozess (hier)

Es muss die nächste ‘Verantwortliche Person’ (‘Recrutier’) ausgewählt werden. Wählt man nicht sich selber aus, wird automatisch ein Benachrichtigungs E-Mail an diese Person gesendet.

Nachdem der Schritt geschlossen wurde, wird die Ansicht verkleinert. Dies kann jederzeit durch klicken auf den Doppelpfeil aufgeklappt werden.